Реферат: Програмний комплекс MS Offіce

Для того щоб зв'язати таблицю з інформацією, що утримується в ній, кожній таблиці привласнюється ім'я. Задайте ім'я таблиці у вікні діалогу "Збереження" і натисніть кнопку ОК.

Створення таблиці в режимі конструктора

Створення таблиць у вікні конструктора надає Вам більш широкі можливості по визначенню параметрів створюваної таблиці. Ви можете перейти в конструктор таблиць з майстра по створенню таблиці або ж безпосередньо з вікна діалогу "Нова таблиця", вибравши зі списку варіантів значення Конструктор, і натиснувши кнопку ОК. У результаті виконання цих дій відкриється вікно конструктора таблиці.

У верхній частині вікна діалогу знаходиться таблиця, що містить наступні атрибути створюваної таблиці: найменування полючи, тип даних і опис. Крім цих основних атрибутів, кожне поле таблиці має додаткові властивості, відображуваними в нижній частині конструктора і визначальної умови введення даних. Найменування кожного з полів таблиці, як правило, вибирається довільно, але таким чином, щоб відбити характер інформації, що буде зберігатися в даному полі. Тип полючи визначається типом даних, що зберігаються в цьому полі. Давайте спочатку розглянемо визначення полів таблиці.

Найменування полів

Найменування полючи вводиться в поле введення стовпця ім'я полючи. При завданні найменувань полів Ви повинні додержуватися наступних правил:

1. Найменування полючи може містити до 64 символів, але не слід зловживати цією можливістю, задаючи занадто довгі імена;

2. Найменування полючи може містити букви , цифри, пробіли і спеціальні символи, за винятком крапки (.), знаку оклику (!), прямих дужок ([]) і деяких керуючих символів (з кодами Ascіі 0-31);

3. Найменування полючи не може починатися з пробілу ;

4. Два полючи в одній таблиці не можуть мати однакових найменувань;

5. Як найменування полючи не рекомендується використовувати абревіатури або короткі назви.

Недотримання цих правил відслідковується засобами СУБД MS Access, але в деяких випадках це може привести до важко обумовлених помилок, тому рекомендується самостійно контролювати проходження перерахованим вище правилам у практичній роботі.

Бажано намагатися використовувати імена, що відрізняються стислістю, для полегшення їхньої ідентифікації при перегляді таблиць.

Типи даних

Найменування полючи використовується для посилання на дані таблиці. Для визначення типу збережених даних використовується тип даних. Тип даних полючи вводиться в поле введення стовпця Тип даних. У MS Access припустимими є дані наступних типів:

1. Текстовий;

2. Числовий;

3. Грошовий;

4. Лічильник;

5. Дати/часу;

6. Логічний;

7. Поле MEMO;

8. Поле об'єкта OLE;

9. Майстер підстановок.

Кожний з типів даних наділений власними властивостями, що відображаються в розділі "Властивості полючи" вікна конструктора.

Властивість Призначення

Розмір полів задає максимальне число символів для введення в дане поле Нові значення Визначає спосіб зміни значень лічильника при додаванні нових записів Формат полів задає формат висновку значень даного поля. Число десяткових знаків визначає число десяткових знаків, використовуваних при відображенні чисел. Маска введення Задає маску введення, що полегшує введення даних у поле Текстові поля.

Зауваження: При введенні імені полючи за замовчуванням MS Access привласнює йому текстовий тип даних із шириною полючи, рівної 50.

Для зміни ширини полючи потрібно в рядку Розмір полючи роздягнула "Властивості полючи" задати число, що визначає ширину полючи (від 1 до 255). Наприклад, якщо Ви задасте ширину полючи рівної 25, те це означає, що в таке поле не можуть бути введені значення, довжина яких перевищує 25 символів.