Реферат: Програмний комплекс MS Offіce

Програмний комплекс MS Offіce є самим розповсюдженим пакетом автоматизації роботи в офісі. Тому СКБД (Система керування базами даних) Access, що входить у комплект професійної версії комплексу стала стандартною базою даних, використовуваної в сучасному бізнесі.

СУБД вкрай корисна в бізнесі для організації документообігу, тому що дозволяє виключити дублювання і прискорити обробку документів клієнтів, і, отже, збільшити оборот і доход фірми. Поліпшення виду документів при цьому позитивно впливає на імідж фірми і теж дозволяє залучати клієнтів.

База даних у MS Access являє собою сукупність інструментів для ведення, збереження, перегляду, вибірки і керування інформацією. До цих засобів відносяться таблиці, форми, звіти, запити. У MS Access підтримуються два способи створення бази даних. Ви можете створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Крім цього мається можливість створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами.

Створення баз даних і в ведення д аних

Для створення нової бази даних виконаєте команду Файл/Створити. На екрані відкриється вікно діалогу "Створення", що містить дві вкладки:

- "Загальні " - дозволяє створити нову порожню базу даних;

- "Бази даних" - дозволяє вибрати зразок бази даних, що містить більшість необхідних об'єктів, і створити базу за допомогою майстра.

Для створення нової порожньої бази даних перейдіть на вкладку "Загальні " і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу "Файл нової бази даних". У даному вікні діалогу зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле введення Ім'я файлу введіть ім'я бази даних. Після цього Ви можете створити за допомогою майстра базу даних визначеного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Тому що MS Access містить великий вибір підготовлених для Вас баз даних, другий спосіб у багатьох випадках може виявитися кращим. В обох випадках у Вас залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену Вами базу даних.

Після введення імені створюваної бази даних натисніть кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Воно складається із шести вкладок, що поки порожні. У даному вікні Вам має бути створити всі об'єкти, що входять у базу даних. Їхній перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вікні Ви можете створювати таблиці, що зберігають інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони будуть розташовуватися у вкладках, що відкриваються при виборі відповідного ярлика.

Створення бази даних за допомогою майстра

Для створення нової бази даних за допомогою майстра виконаєте наступні дії:

1. Виконаєте команду Файл [Створити].

2. У вікні діалогу, що відкрилося, "Створення" виберіть ярлик "Бази даних". На екрані з'явиться список баз даних, пропонованих майстром. Даний список дуже великий і може досягати декількох десятків різних варіантів, що можуть відразу використовуватися або послужать основою для побудови інших баз даних. Наприклад, "Замовлення на роботи", "Рахунка", "Контакти", "Заходу ", ... і т.п.

3. Виберіть зі списку підходящий Вам зразок бази даних і запустите на виконання майстер створення бази даних, натиснувши кнопку ОК.

4. У вікні діалогу, що відкрився, "Файл нової бази даних" зі списку, що розкривається, Папка виберіть папку, у якій хочете зберегти створювану базу даних, а в поле Ім'я файлу введіть її ім'я. Потім натисніть кнопку Створити.

5. У наступному вікні діалогу майстер повідомляє, яку інформацію буде містити створювана їм база даних. У нижній частині цього вікна діалогу знаходяться наступні кнопки:

· Скасування - припиняє роботу майстра;

· Назад - дозволяє повернутися до попереднього кроку в роботі майстра;

· Далі - дозволяє перейти до наступного кроку в роботі майстра;

· Готово - запускає майстер створення бази даних з обраними параметрами, причому перед натисканням цієї кнопки высвечивается інформація, що буде зберігатися в базі даних.

6. Для продовження роботи натисніть кнопку Далі.

7. Вікно діалогу, що відкрилося, містить два списки. Перший з них - список таблиць бази даних, а другий - список полів обраної таблиці. У цьому списку відзначені полючи, що будуть включені в таблицю. Звичайно відзначені майже всі поля таблиць, за винятком полів, що використовуються досить рідко. Встановлюючи або знімаючи прапорці для полів, Ви можете вибрати поля таблиці. Після того як вибрали поля таблиць, натисніть кнопку Далі.

8. У наступному вікні діалогу виберіть із пропонованих зразків вид оформлення екрана і натисніть кнопку Далі (при цьому на екрані Вам пропонується можливість попереднього перегляду видів оформлення екранів, що Ви можете перебирати в правому вікні вікна діалогу).

9. На наступному кроці роботи майстри можна визначити вид створюваних для бази даних звітів . Після вибору підходящого вам виду натисніть кнопку Далі (тут також Вам пропонується попередньо ознайомитися з можливими варіантами, що також можна перебирати).

10. Вікно діалогу, що відкрилося потім, майстри створення бази даних дозволяє задати її заголовок і малюнок (наприклад, торговельний знак фірми), що буде з'являтися у всіх звітах. Якщо Ви вирішили використовувати малюнок, установите прапорець Так. У цьому випадку стає доступна кнопка Малюнок, натискання на яку відкриває вікно діалогу "Вибір малюнка" для вибору заздалегідь створеного Вами файлу з малюнком. Натисніть кнопку Далі для виконання подальших установок.

11. Натиснувши кнопку Готово в останнім вікні діалогу, Ви запускаєте мастер на побудову бази даних із установленими параметрами. Використовуючи кнопку Назад, Ви можете повернутися на кожній з попередніх кроків і змінити параметри бази даних. Ви можете натиснути кнопку Готово в будь-якому вікні діалогу майстри , відмовивши від подальшої установки додаткових параметрів. У цьому випадку майстер у своїй роботі використовує установки, прийняті за замовчуванням.

Після натискання кнопки Готовий майстер переходить до створення бази даних, що складає з таблиць із заданими Вами полями, найпростіших форм введення і перегляду інформації і найпростіших звітів. Після завершення процесу створення бази даних Ви відразу ж можете скористатися готовою базою даних: вводити в таблиці дані, переглядати їхній і роздруковувати.

Якщо варіанти запропонованих баз даних Вас не влаштовують, то Ви можете створити порожню базу даних і додати в неї таблиці, запити, форми і звіти. Як це зробити, ми розглянемо в наступних главах.

Створення таблиць

Отже, Ви приступаєте до створення таблиць бази даних, у которые згодом буде вводитися інформація. Надалі дані в таблиці можуть доповнюватися новими даними, редагуватися або виключатися з таблиці. Ви можете переглядати дані в таблицях або упорядковувати них по деяких ознаках. Інформація, що утримується в таблицях, може бути використана для складання звітів. Крім того, Ви можете дати графічну інтерпретацію інформації, що утримується в базі даних. З рішенням цих задач Ви познайомитеся в наступних главах.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--