Реферат: Програмний комплекс MS Offіce

У попередній главі ми розглянули використання фільтрів, а в цій главі розглянемо більш могутній засіб вибірки даних - запити.

На практиці часто потрібно вибрати з вихідної таблиці частина записів, що задовольняють визначеним критеріям, і упорядкувати вибірку . Критерії можуть визначатися сполученням ряду умов. Наприклад, Вам необхідно вибрати запису про постачальників визначеного товару з Мінська й упорядкувати них за абеткою по найменуванню фірм. Для рішення таких задач призначені майстри запитів і конструктор запитів, за допомогою яких Ви зможете:

- Формувати складні критерії для вибору записів з однієї або декількох таблиць;

- Указати поля, відображувані для обраних записів;

- Виконувати обчислення з використанням обраних даних.

Що таке "Запит за зразком"

Раніше нами були розглянуті загальні положення, що відносяться до баз даних, де ми відзначали, що одним з основних призначень баз даних є швидкий пошук інформації й одержання відповідей на різноманітні питання. Питання, формулируемые стосовно бази даних, називаються запитами. У MS Access для формування запитів використовується конструктор запитів і інструкція Select мови MS Access.

Що ж таке "Запит за зразком"? Запит за зразком - це інтерактивний засіб для вибору даних з однієї або декількох таблиць. При формуванні запиту Вам необхідно вказати критерії вибірки записів у вихідній таблиці. При цьому замість того, щоб друкувати пропозиції спеціальною мовою, Ви повинні просто заповнити бланк запиту, що розташовується у вікні конструктора запитів. Метод формування запиту шляхом заповнення бланка простий для вивчення і розуміння. Він сприяє ефективному використанню можливостей MS Access користувачами, що мають навіть мінімальну навичку роботи з додатком або не мають його зовсім.

Для створення найпростіших запитів Ви можете використовувати мастер запитів, що у Вас послідовно запитує найменування таблиць, використовуваних у запиті, перелік полів таблиць і деякі додаткові параметри. Для створення більш складних запитів Вам може знадобитися конструктор запитів, що є простим і наочним засобом створення досить складних запит

Створення запитів за допомогою майстра

Відмітною рисою MS Access є наявність численних і різноманітних майстрів, що допомагають Вам при виконанні більшості дій, не вимагаючи глибоких знань в області баз даних.

Запити також можуть створюватися за допомогою майстра. Для створення запиту у вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити. Відкриється вікно діалогу, у якому Ви можете вибрати опцію створення запиту за допомогою конструктора запитів або один з майстрів створення запиту.

Для знайомства з запитами виберемо опцію Простий запит . У цьому випадку Вам буде запропоновано вказати список таблиць і їхніх полів, і на підставі цих даних буде створений запит. Виберіть опцію Простий запит і натисніть кнопку ОК. Відкриється вікно майстра, у якому Ви можете вибрати необхідні Вам полючи з однієї або декількох таблиць. Якщо Ви вибрали більш однієї таблиці, майстер автоматично зв'язує таблиці. Припустимо, що нас цікавить вартість витрат на доставку по клієнтах і типам доставки. Для одержання такої інформації виберіть з таблиці Клієнти поле Назва , з таблиці Замовлення - поле Вартість Доставки, а з таблиці Доставка - найменування Тип доставки. Після вибору полів натисніть кнопку Далі і на екрані з'явиться наступного діалогу майстра запитів, у якому Вам необхідно вибрати ознаку докладного або підсумкового запиту. Ілюстрація в лівій частині вікна діалогу показує Вам розходження між цими типами запитів. У даному випадку нас цікавить підсумкове значення вартості доставки, тому виберіть опцію Підсумковий і, натиснувши кнопку Підсумки, визначите , які підсумкові значення Ви збираєтеся одержати . Натисніть кнопку ОК для повернення в попереднє вікно майстра, у якому натисніть кнопку Далі для продовження процесу формування запиту. Ви перейдете в завершальне вікно майстра. У верхній частині вікна конструктора запитів знаходиться схема даних запиту.

Ця схема дуже сильно нагадує схему бази даних. На відміну від неї , дана схема містить список таблиць, включених у запит, і відображає зв'язку між ними. У нижній частині вікна розташовується бланк запиту. Кожен рядок цього бланка виконує визначену функцію:

- Поле. У цьому рядку містяться ті полючи, що Ви використовуєте для створення запиту, кожне у своєму осередку таблиці.

- Ім'я таблиці. Цей рядок показує Вам, з якої таблиці (або запиту) обране дане поле.

- Сортування. У цьому рядку Ви вказуєте тип сортування інформації, що повертається в запиті, по зростанню (від А до Я, від більшого до меншого, від більш раннього до більш пізнього і т.д.) або по убуванню (від Я к А и т.д. ).

- Висновок на екран. Якщо Ви хочете, щоб MS Access показував інформацію, знайдену в поле , позначте цей осередок , щоб установити прапорець перегляду полючи. Якщо ж поле використовується тільки для завдання умови вибору даних, що повертає Ваш запит, залишіть його порожнім . Наприклад, якщо Ви шукаєте усіх, хто живе в Москві і купує рыбопродукты, поле Місто у Вашому запиті використовується для обмеження результатів вибірки ; однак Ви не хочете знову і знову дивитися на поля з ім'ям цього міста. Усе, що Ви хочете бачити - це імена клієнтів і найменування рыбопродуктов.

- Умова добору. Це найбільш важлива частина бланка запиту. У цьому рядку (і в рядку, розташованої нижче неї ) Ви вводите обмеження пошуку, задаючи визначені умови, що прийнято називати критерієм пошуку.

Ми коротко розглянули вікно конструктора запитів, а тепер почнемо докладне вивчення роботи конструктора зі створення простого запиту.

Створення простого запиту

Припустимо, Ви вирішили подзвонити усім Вашим клієнтам і повідомити їм про презентації нових товарів. Номера телефонів знаходяться в одному зі стовпців таблиці, що містить всю інформацію про Ваших клієнтів - адреси і т.д. У даному випадку Вам не потрібно вся ця інформація. Досить назви фірми, імені представника і номера телефону, тобто Вам потрібні тільки три стовпці. Розглянемо створення такого запиту.

Уся необхідна інформація знаходиться в таблиці Клієнти бази даних Борею. Тому для створення запиту виконаєте наступні дії:

1. У вікні бази даних перейдіть на вкладку "Запити" і натисніть кнопку Створити.

2. Відкриється вікно діалогу "Додавання таблиці", у якому виберіть таблицю Клієнти і натисніть кнопку Додати. Закрийте вікно діалогу.

3. На екрані відкривається вікно конструктора запитів, схема даних якого містить всего одну таблицю Клієнти, а бланк запиту порожній.

Додавання полів у бланк запиту

Для вибору полів , що повинні бути присутнім у результуючій таблиці, Вам необхідно відобразити них у бланку запиту.