Реферат: Разработка подсистемы планирования и бюджетирования для компании БИК- Проджект на базе SAP BW-

1.1.3. Планирование и бюджетирование

В процессе деятельности многие компании старались рассматривать свои бюджеты как обязательную оценку предстоящих годовых доходов и затрат. В современных условиях отношение к представлению данных быстро меняется, так как рынок требует повышения конкурентоспособности, поэтому предприятия вынуждены быть более гибкими и динамичными. Наиболее успешные компании постоянно повышают точность своих прогнозов относительно будущей деятельности и связанных с ней потребностях в ресурсах, что не только увеличивает важность использования процесса планирования и бюджетирования, но также изменяет традиционные роли используемых таблиц с данными, бюджетных систем и соответствующего программного обеспечения.

Функционирование любого предприятия показывает, что процесс планирования и бюджетирования сейчас использует намного больше структурных элементов и сотрудников в рамках предприятия. То есть время, когда несколько специалистов в соответствующих подразделениях корпорации изолированно формировали бюджет, быстро уходят в прошлое: необходимость в бюджетировании появилась в различных подразделениях организации. Также постоянное увеличение объемов данных о деятельности компании, используемых далее в процессе создания бюджетной системы, требует значительных затрат времени и трудовых ресурсов. Возможным выходом из подобной ситуации является автоматизация процесса сбора и представления информации в форме, соответствующей методике бюджетного управления финансовой деятельностью предприятия, для чего важно выбрать программный продукт, в котором можно было бы учесть все особенности, позволяющие осуществлять контроль и анализ данных на детальном уровне (план, факт, отклонение), что повышает прозрачность и эффективносить бюджетного планирования. Немаловажную роль представляет собой безопасность хранимых и обрабатываемых данных.

Наиболее подходящим инструментом для достижения этих целей, по нашему мнению, являются следующие продукты компании SAP :

• Планирование (SAP SEM BPS) + отчетность (SAP Bex)
• Планирование (SAP BW-IP) + отчетность (SAP Bex)
• Планирование и отчетность (SAP BO BPC)

В процессе создания автоматизированной системы бюджетного управления деятельностью предприятия предполагается выполнение следующих этапов:

• Проведение предпроектного обследования, где на основе анализа деятельности компании заказчика разрабатывается методика бюджетного управления.
• Формирование хранилища данных.
• Формирование форм ввода плановых данных.
• Формирование взаимосвязей между отдельными бюджетами
• Экстракция фактических или плановых данных из сторонних систем.
• Формирование бюджетных форм на основе используемых данных.
• Разработка системы статусов, которая позволит сформировать взаимосвязь между пользователями различных уровней ответственности.
• Разработка системы ролевого доступа, которая позволит ограничить доступ к данным каждого сотрудника предприятия, согласно его уровню ответственности.

В результате реализации автоматизированной системы бюджетного управления предприятие получает :

возможность руководителю оценить эффективность принятых управленческих решений, соответствующим образом распределить ресурсы между структурными подразделениями, определить необходимые пути развития персонала, избежать кризисной ситуации;

• возможность своевременно корректировать деятельность предприятия в случае возникновения отклонений фактических от запланированных показателей;
• возможность сформировать автоматическую взаимосвязь показателей в различных финансовых формах;
• возможность планировать финансово-хозяйственную деятельность в определенном временном интервале;
• оптимизацию затрат и прибыли; координацию и согласование деятельности различных структурных подразделений предприятия;
• возможность довести соответствующие планы до сведения руководителей различных уровней;
• возможность мотивировать руководителей на местах на достижение целей предприятия;
• способность контролировать и определять оценку эффективности работы отдельно взятого руководителя путем сравнения фактических затрат с плановыми;
• возможность выявить соответствующие потребности предприятия в денежных ресурсах и оптимизацию финансовых потоков.

1.1.4. Информационно-аналитическая отчетность

Зачастую слово «отчетность» ассоциируется с бессмысленной процедурой, которую требует начальник или государственные органы. Но если правильно подходить к процессу создания системы отчетности, и создавать не просто отчетность, а информационно-аналитическую, то внедрение такой системы позволит лучше понимать и управлять процессами, происходящими на предприятии. Почему именно информационно-аналитическая? Потому что очень важно не только собрать данные по компании, но и превратить их в информацию, анализируя которую можно принять правильное решение.

Во многих компаниях внедрены ERP системы, которые содержат большой объем первичных данных. Процесс построения системы отчетности без использования дополнительных инструментов достаточно трудоемкий и занимает много времени. Для построения системы для бизнес-анализа наша компания предлагает использовать следующие инструменты:

• SAP Bex (Analyzer, Report Designer, Web Application Designer)
• SAP BusinessObjects WebIntelligence
• SAP BusinessObjects Rich Client
• SAP BusinessObjects Crystal Reports

Построение системы информационно-аналитической отчетности для поддержки принятия управленческих решений происходит в несколько этапов:

определение целей

Для кого будет разработана система? Какие задачи и проблемы будет решать? Решения в каком подразделении бизнеса будут приниматься на основе анализа данных из этой отчетности?

разработка методологии формирования основных показателей

Что будет анализироваться (эффективность работы персонала, поиск новых направлений для развития компании, оценка производственных мощностей и т.д.)? Каким образом будут формироваться ключевые показатели? Какими методами будет проводиться анализ данных?

определение источников информации

Есть ли источники данных, содержащие всю необходимую информацию? Нужен ли дополнительный ввод данных?

выбор инструментальных средств для реализации системы

Выбор инструментальных средств происходит с учетом решений, принятых на предыдущих этапах построения системы, а также уже имеющихся вспомогательных средств, которые привычны и с которыми работали будущие пользователи системы информационно-аналитической отчетности.

внедрение системы и обучение пользователей.

Отдельно стоит заметить, что современные инструментальные средства позволяют получать и обновлять в реальном времени информацию не только в табличном виде, но и в виде графических элементов, которые можно встраивать в PDF-документы, документы и презентации MS Office, на страницы корпоративного сайта или внутреннего портала предприятия. Узнать дополнительную информацию о различных способах визуализации можно здесь.

В результате внедрения системы:

• рядовые сотрудники будут не только заполнять отчеты, но и сами смогут использовать полученную отчетность в своей повседневной работе;
• руководители подразделений смогут оперативно контролировать и анализировать ситуацию в компании;
• руководители направлений смогут получать информацию о ключевых показателях в реальном режиме с любым уровнем детализации.

1.1.5. Трансформация и консолидация данных

Компания предоставляет услуги по автоматизации консолидации отчетности в соответствии с МСФО (внешняя консолидация) и управленческой консолидацией (внутренняя консолидация).

Управленческая консолидация может выполняться параллельно с внешней консолидацией. Она не зависит от законодательных требований и полностью направлена на информационные потребности менеджмента холдинга. Например, консолидацию можно провести в рамках регионов, предприятий, бизнес единиц, группам продуктов в иерархии любой сложности. Для внутренней консолидации можно использовать те же процедуры, что и для внешней консолидации, например, пересчет валют, отработку отклонений и т.п.

В настоящее время существует множество программных продуктов для консолидации отчетности. К числу самых функционально полных программных продуктов, позволяющих автоматизировать процедуры трансформации и консолидации отчетности, относятся SAP Strategic Enterprise Management Business Consolidation System (SEM BCS)и SAP Business Planning and Consolidation (BPC). SEM BCS и BPC поддерживают все необходимые функции консолидации согласно существующим нормам законодательства. Изменения существующих норм законодательства своевременно интегрируются в систему.

В рамках данной услуги укрупнено проводятся следующие работы:

-Разработка методики системы трансформации и консолидации финансовой отчетности.

- Формирование альбома консолидационных форм.

- Разработка стандартов информационного обмена между компаниями холдинга.

- Разработка механизма проверок на всех стадиях передачи и обработки информации.

-Автоматизация процедуры трансформации и консолидации отчетности средствами SAP SEM-BCS или SAP BO BPC (BusinessObjects Business Planning and Consolidation).

2. ПРОГРАММНЫЕ ПРОДУКТЫ И ИСПОЛЬЗУЕМОЕ ОБОРУДОВАНИЕ

2.1. Программное обеспечение

2.1.1. SAP Business Objects