Реферат: Регистрация и учет документов
Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.[3]
1.1 Порядок обработки поступающих документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.
Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:
- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
- индекс по номенклатуре дел.
080507.2010.315.00 ПЗ
Лист
7
Изм.
Лист
№ докум.
Подп.
Дата
ПРИМЕР: 218/01-15, где
- 218 - порядковый регистрационный номер;
- 01-15 номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 22, протокол № 5, акт № 13.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.[2]
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом кол-ве регистрируемых документов, т.к. поиск по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила целесообразно вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль за исполнением документов на контрольных карточках.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:
- автор (корреспондент);
- название документа;
- дата документа;
- индекс документа;
080507.2010.315.00 ПЗ
Лист
8
Изм.
Лист
№ докум.