Реферат: Регистрация и учет документов
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей;
- формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза
080507.2010.315.00 ПЗ
Лист
12
Изм.
Лист
№ докум.
Подп.
Дата
в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.[5]
1.3 Передача документов внутри организации
Передача документов между структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.
Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение. [3]
1.4 Учет количества документов
При формировании документов в дела используются следующие признаки заведения дел.
Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности (приказы, протоколы, акты и т.д.).
При формировании документов в дела по предметно - вопросному признаку за основу берут их содержание (например, “Документы по вопросам повышения качества продукции”).
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора.
080507.2010.315.00 ПЗ
Лист
13
Изм.
Лист
№ докум.
Подп.
Дата
Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса.
Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку (например, “Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции”).
Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку (например, “Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и квартальных вложениях”).
Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно - вопросному и хронологическому признакам.