Реферат: Шпaргалки по документальному обеспечению управления

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

5. классификация документов.

Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.

- по наименованию, т.е. по названию документа.

- по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).

- по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.

- по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).

- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.

- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).

- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).

- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.

Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.

Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.

Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.

Выписка – часть копии документа, нужная для работы.

- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.

Значения:

А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве

Б) повышение оперативности работы документа.

6. виды документов.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:

- документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:

1.1 организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы: