Реферат: Шпaргалки по документальному обеспечению управления
1.1.2 распорядительные (приказ по общим вопросам, распоряжение, решение, указание и т.п.)
1.1.3 справочно-информационные(служебные письма, справки, телеграммы, телефонограммы, заявления, докладные, служебные записки, акты, протоколы, договоры и т.п.).
1.2 по личному составу (по трудовым отношениям) приказы, по личному составу, трудовые книжки, анкеты, автобиографии, резюме, характеристики и т.д.
- документы по функциям управления:
2.1 документация по финансово-расчетным, денежным и кредитным операциям(платежные поручения, счета-фактуры, акты, ревизии, кассы и т.д.)
2.2 документация по поставке товаров и перевозке грузов(по снабжению и сбыту) хозяйственные договора, коммерческие группы, претензионные письма и т.д.
эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отдела планирования, снабжения и сбыта и других функциональных подразделений.
7.унификация и стандартизация как основное направление в совершенствовании документов.
Организация и управление характеризуется разнообразием и неповторимостью рабочей ситуации и предпринимаемых действий по их разрешению, отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единству их форм структуры, языковых конструкций и операции по обработке, учету и хранению документов.
Унификация документов – установление одинакового комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил составления, оформления и задания трафаретных текстов.
Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления должны оформляться единообразно, это позволяет включать документы в единую для страны систему. Делопроизводство способствует их оперативной отработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму обязательную для применения оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве.
Стандартизация – форма юридического закрепления, приведенной унификации и уровня ее обязательности.
В России деятельность стандартизации координируется государственными органами стандартизации, при этом оформляется виде межгосударственных(ГОСТ), государственных(ГОСТН), отраслевых(ОСТ), республиканских(РСТ) стандартов и стандартов предприятий, организаций, учреждений(СТП).
Стандартизация – это сложный процесс, в ее состав входят такие элементы, как унификация, типизация и т.д.
Типизация, в документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.
8.система документации. Основные системы документации, применяемые в РФ.
Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается совокупностью документов определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих.
Система документации – совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной деятельности.
В литературе и практической деятельности, прежде всего, выделяют функциональные и отраслевые системы документации.
Функциональные системы документации – это организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая, финансирование материально-технического снабжения и т.д.
Отраслевыми принято считать системы документации, отражающие деятельность органов отраслевого управления (министр, ведомство отраслевых управлений).
В развитие электронно-вычислительной техники и внедрения автоматизированных систем управления потребовалось приведение документов к единообразию как по форме, так и по последовательности расположения в них информации. С конца 60-х годов у нас в стране широко развернулась деятельность по разработке унифицированных систем документации, т.е. систем документации, созданных по единым требованиям и правилам. Создание унифицированных систем документации – это одно из важнейших направлений автоматизации управленческих процессов.
Унифицированные системы деятельности(УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Определение, назначен6ие и состав системы документации устанавливаются ГОСТами. С 1 июля 1998 года а РФ был введен в действие ГОСТ Р 6.30-97, который внес существенные изменения в оформление управленческой документации в связи с компьютеризацией делопроизводства.
В 2003 году этот ГОСТ был незначительно изменен и получил название ГОСТ Р 6.30-2003.
9.требования к построению формуляра-образца деловых документов.
Требования изложены в ГОСТе 6.10.5-87, согласно ему формуляр устанавливает требования к построению унифицированных форм: