Реферат: Шпaргалки по документальному обеспечению управления
А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.
Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.
В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.
Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.
Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.
Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.
Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.
5. классификация документов.
Это деление документов на классы по наиболее общим признакам, сходствам, различиям.
- по наименованию, т.е. по названию документа.
- по месту составления документы делятся на внутренние (созданные в данной организации и отражающие вопросы внутри нее) и внешние (поступающие в организацию или направляемые в др. организацию, др. лицам).
- по количеству вопросов, включенных в текст, документы бывают: простые, в которых содержится и предлагается решение только одного вопроса; сложные, в которых содержится несколько вопросов.
- по форме документы могут быть индивидуальные (создаваемые в произвольной форме); типовые (образец, по которому составляются тексты, аналогичные документам); трафаретные (часть текста отпечатана заранее, а часть текста вписывается при составлении).
- по средствам фиксации: рукописно печатные (рукописные, машинописные, изготовленные на множительных аппаратах и типографическим способом); графические (чертежи, графики, схемы, рисунки и т.д.); фотокино документы, запечатленные путем фотографирования или киносъемки и звуковые фотодокументы, которые зафиксированы с помощью звукозаписывающих аппаратов.
- по срокам хранения: постоянного (вечного), долговременного(свыше 10лет), временного(до 10лет).
- по происхождению: служебные(затрагивающие интересы предприятия, отдела, группы работников), личные(касающиеся конкретного лица и являющиеся именными).
- по назначению: подлинники, копии, выписки, дубликаты.
Подлинники – документ, отредактированный соответствующим образом, оформленный и подписанный.
Копия – полное воспроизведение всех реквизитов подлинного документа.
Дубликат – вторично воспроизведенный документ, целиком, повторяющий подлинник, обычно дубликат выдают взамен утраченного подлинника.
Выписка – часть копии документа, нужная для работы.
- по юридической силе: подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками предприятия с соблюдением всех правил; подложные содержания или реквизиты, которых не существует в действительности.
Значения:
А) обеспечение их быстрого поиска в текущем делопроизводстве
Б) повышение оперативности работы документа.
6. виды документов.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на 2 большие группы:
- документы по общим административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятия и его производственной деятельности. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. В эту группу входят:
1.1 организационно-распорядительная документация (ОРД), в составе которой в свою очередь различают документы: