Реферат: Сучасні облікові системи: переваги та недоліки
При електронній технології поняття "документ" в його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, проте змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління.
Електронний документ - це зафіксований факт господарської діяльності у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для сприймання його змісту людиною. Такий документ повинен мати обов'язкові підписи осіб, які дозволили виконання господарської операції, а також осіб, що виконали цю операцію. У разі відсутності одного з цих підписів електронний документ не може мати юридичної сили і, отже, використовуватися у обліку господарської діяльності
Фактично існують два режими правового регулювання електронного підпису: встановлений законом та договірний. Крім того, можна виділити такі технології електронної ідентифікації: біометрія, паролі та ключі, симетрична та асиметрична криптографія. Використання таких технологій можливе лише за письмовою згодою сторін
Використання електронного цифрового підпису (ЕЦП) врегульовано Законом України "Про електронний цифровий підпис". Проте відповідно до частини третьої ст.4 цього Закону використання ЕЦП не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для вчинення правочинів у письмовій формі. На сьогодні єдиним законодавчим актом, що встановлює порядок укладення та підписання договорів, є Цивільний кодекс України. [1]
На жаль, договори, які регулюють порядок використання електронного підпису, поки що не знайшли широкого застосування серед учасників цивільних відносин в Україні (до відома: вже 6лизько50 років такі договори широко використовуються в технічно розвинених країнах, передусім у США та у Великій Британії).
Усі суб'єкти ринку та бізнесових кіл уже давно налаштовані та готові працювати на ниві електронного документообороту, але стан нормотворчої готовності поки що залишає багато відкритих питань, тим самим перешкоджаючи створенню повноцінного замкненого правового поля, а це, в свою чергу, не дає можливості повноцінно будувати відносини між суб'єктами цього ринку. Найактуальнішим на сьогодні є питання прискорення розробок, необхідних для впровадження електронного цифрового підпису підзаконних нормативних актів (насамперед затвердження порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності, затвердження положення про порядок акредитації центрів сертифікації ключів, а також порядку надання послуг фіксації часу).
Варто зауважити, що основними принципами побудови систем, призначених для обміну інформацією (в цьому разі - систем електронного документообороту із використанням електронного цифрового підпису), є їх обов'язкова сумісність, що досягається уніфікацією обладнання та програмного забезпечення. Не слід забувати також про безпеку інформації, що циркулює в них (адже отримання викривленої інформації або блокування доступу до неї можуть призвести до непередбачуваних наслідків).
Інформація є: конфіденційною, якщо доступ до неї обмежується відповідно до законодавства; цілісною, якщо засоби обчислювальної техніки чи автоматизовані системи здатні забезпечувати не змінність інформації в умовах випадкового або навмисного викривлення, чи руйнування; доступною, якщо забезпечується можливість ознайомлення з нею відповідно до встановлених правил розмежування доступу протягом будь-якого визначеного проміжку часу. [8; ст 13-14]
Основна перевага електронної технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, які описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання.
Програмні продукти для бухгалтерів
Для комп'ютеризації господарського обліку на ринку програмних продуктів пропонують десятки пакетів програм, проте щороку фірми-розробники заявляють про випуск нової програми, яка, на їх думку, є потужнішою, "розумнішою" і перевершує всі відомі.
Незважаючи на насиченість ринку, вже кілька років поспіль лідером на ньому є московська фірма 1С. Фірма починала з інформаційної системи " 1С: Бухгалтерія" і впровадила такі її версії, як: 1С: Бухгалтерія базова для DOS; 1С: Бухгалтерія проф. для DOS; 1С: Бухгалтерія проф. мережева для DOS; 1С: Бухгалтерія базова для Windows; ІС: Бухгалтерія проф. для Windows; 1С: Бухгалтерія проф. мережева для Windows; ІС: Бухгалтерія проф. мережева Клієнт-Сервер для Windows. Проте її прорив на ринок бухгалтерських програм України відбувся завдяки версії ІС: Бухгалтерія 6.0 для Windows. Остання система мала низку переваг, а саме: простота інсталяції й використання; можливість гнучкого налаштування конфігурації та наявність вбудованої мови; можливість швидко виконувати різноманітні операції, низька ціна тощо.
Нещодавно фірма випустила нову комп'ютерну інформаційну систему "ІС: Підприємство" версії 7.0, 7.5 та 7.7. Ці системи не мають макромови, однак у них наявна вбудована об'єктно-орієнтована мова програмування і розвинене інтерактивне середовище, що дає змогу змінювати типові конфігурації для своїх потреб чи навіть повністю переписувати їх. Вадою систем є обов'язкове їх настроювання фахівцем, однак вони більш орієнтовані на кінцевого користувача і надають останньому більше можливостей під час роботи.
"ІС: Підприємство" - це універсальна комп'ютерна система призначена для автоматизації діяльності підприємств різних видів і форм, що використовується на різноманітних об'єктах господарювання для автоматизації функцій оперативного управління і господарського обліку. Від інших інформаційних систем подібного класу ця ІС відрізняється своєю конфігурованістю. ІС "ІС: Підприємство" має компонентну структуру. Одні операції, виконувані системою в процесі автоматизованого розв'язування задач, є типовими, тобто присутні у будь-якому варіанті системи. Це передусім механізми підтримки довідників і документів. Інші операції (наприклад, ведення списку бухгалтерських рахунків) реалізуються в компонентах системи: "Бухгалтерський облік для України"; "Оперативний облік"; "Розрахунок".
Інформаційна система "Бест" - ця програма (комплекс бухгалтерських, складських і торгових програм) є сімейством програм, орієнтованих на промислові та торговельні підприємства. Базові версії цих програм призначені для автоматизації управлінських робіт на малих підприємствах, а повні версії - на середніх. Розробленням та впровадженням інформаційної системи керує компанія "Інтелект-Сервіс".
Відомо кілька версій системи, а саме: "БЕСТ-2"; "БЕСТ-3"; "БЕСТ-4", "БЕСТ-ПРО"
За своєю суттю "БЕСТ" - це багатовикористовувана інформаційна система, призначена для автоматизації оперативного та бухгалтерського обліку на різноманітних підприємствах і в установах.
Основні функціональні можливості системи передбачають здійснення:
суцільного обліку, тобто обліку всіх аспектів господарської діяльності підприємства;
забезпечення безперервного обліку, тобто будь-яка господарська операція зареєструється в момент її здійснення;
ведення обліку в натуральних і вартісних вимірниках;
документування. Документ є елементарною інформаційною одиницею системи і засобом збереження даних;
одноразовості введення даних, багаторазовості їх використання тощо.
Розроблення і впровадження інформаційних систем типу "ПАРУС" здійснює корпорація з такою самою назвою. На підприємствах та в організаціях України функціонує кілька видів інформаційних систем цієї корпорації. Так, інформаційна система " ПАРУС-БЮДЖЕТ" використовується для автоматизації управлінських робіт на підприємствах і в установах, які фінансуються з державного чи місцевих бюджетів. Інформаційна система "ПАРУС-КОРПОРАЦІЯ" пропонується для автоматизації обліку на підприємствах зі складною холдинговою структурою, де виникає потреба у веденні консолідованого обліку і формуванні консолідованої звітності.
Найперспективнішим видом інформаційних систем корпорація вважає ІС "ПАРУС-ПІДПРИЄЄМСТВО" для Windows. Вона призначена для автоматизації управлінських робіт на підприємствах оптово-роздрібної торгівлі із незначною або середньою кількістю господарських операцій, що здійснюються щодня.
Створення ІС "ПАРУС-ПІДПРИЄМСТВО" для Windows ґрунтується на таких методологічних принципах:
комплексність;
готові рішення та гнучке настроювання;
інтеграція з Міс r оsoft Offi c e ;