Реферат: Сучасні облікові системи: переваги та недоліки
Основні перевага технології первинного документування в комп'ютерних облікових системах такі:
а) обробка первинної інформації здійснюється за принципом об'єднання процесів складання первинного документа та введення його до бази даних;
б) часто можна налагодити автоматичну реєстрацію первинної інформації за допомогою технологічних датчиків, сканерів штрихових кодів, касових апаратів, смарт-карток, електронних зважу-вальних пристроїв, годинників, лічильників, вимірювальної тари тощо без ручного введення.
Інвентаризація із використанням штрихових кодів здійснюється значно швидше. До того ж заміна ручного перерахунку зчитуванням етикеток зі штрих-кодами дає змогу проводити переоблік і інвентаризацію запасів та інших матеріальних цінностей без призупинення поточних операцій на складах, у магазинах або в цехах.
Застосування комп'ютерних програм спрямоване на вдосконалення технології роботи з робочим планом бухгалтерських рахунків. Багато програм дають можливість вводити записи одночасно в кількох робочих планах рахунків за одним первинним документом, що є корисним як для ведення окремого управлінського обліку, так і для одночасного обліку за різними стандартами.
Можливості аналітичного обліку також значно розширюються порівняно з паперовою бухгалтерією. В сучасних комп'ютерних програмах бухгалтерського обліку можливе використання від 3 до 5 розрізів аналітичного обліку по кожному синтетичному рахунку.
Одразу зазначимо, що далеко не всі можливості й переваги комп'ютерної бухгалтерії, які зазначені вище, корисні й потрібні насамперед бухгалтерам. Основний інтерес бухгалтера при запровадженні інформаційних технологій - це отримати інструмент, який би спрощував і пришвидшував його працю (і тут, до речі, наведені вище можливості щодо оцінки та аналітичного обліку можуть іноді бухгалтерами сприйматись не як переваги, а як вимоги робити "зайву роботу". [6; ст 56-59]
При застосуванні автоматизованих облікових систем можна вирішити проблему оперативності звітних даних. Якщо при паперовій бухгалтерії операції накопичення даних в облікових регістрах, обчислення підсумків та перенесення даних між обліковими регістрами потребують великих витрат праці та завжди пов'язані з помилками, то при застосуванні комп'ютерів ці операції виконуються з мінімальною участю людини.
Застосування автоматизованих систем посилює функцію контролю правильності, законності, а іноді й економічної доцільності бухгалтерських операцій (записів), не підвищуючи трудомісткості ведення обліку. Це досягається попереднім програмуванням відповідних перевірочних нормативів та алгоритмів. При цьому автоматизована інформаційна система забезпечує безперервний контроль як складання документів, так і поточних облікових записів. Такий підхід обумовлено тим, що комп'ютерна система бухгалтерського обліку має свою внутрішню структуру та вбудовані алгоритми, нав'язує бухгалтеру правила обліку і схему та зафіксовані в структурі системи. Практичний результат для підприємства - зменшення ймовірності помилок як через неграмотність або випадкову помилку бухгалтера, так і через навмисну шкоду.
Зазначимо, що практично всі наведені вище можливості стають доступними не відразу після придбання програми, а тільки після досить витратного процесу налагодження програми під особливості господарської діяльності й обліку конкретного підприємства.
Автоматизація бухгалтерського обліку здійснюється і з метою отримання інформаційного інструменту, який би давав змогу вирішувати поточні управлінські завдання тоді, коли додаткові інформаційні можливості (на зразок наведених вище можливостей використовувати різні способи оцінки, отримувати інформацію на підставі розвинутої аналітики за різноманітними запитами) починають дуже цікавити керівників підприємства різного рівня. В цьому випадку ми не будемо розглядати впровадження потужних і дуже дорогих систем класу ЕRР, які, як вважають фахівці, є життєво необхідними лише для підприємств з річним оборотом не менш як 1,5 млн дол., а зупинимось на окремих можливостях, які надає управлінцям сучасне програмне забезпечення для автоматизації саме фінансового обліку. Адже в усьому цивілізованому світі всі керівники вищої ланки і перші керівники компаній не тільки знайомі з основами бухгалтерії, а й активно використовують дані бухгалтерського обліку в своїй роботі.
Питання впровадження обліково-економічного програмного забезпечення завжди є надзвичайно дискусійними, тобто такими, що їх завжди по-різному розуміють представники різних задіяних професійних груп (виділимо бухгалтерів, керівників підприємств, працівників інформаційних технологій відділів підприємств, представників фірм* розробників, науковців). Однак і всередині цих груп часто немає єдності в розумінні проблем упровадження й шляхів їхнього подолання.
Усі проблеми, пов'язані з працівниками інформаційних технологій в управлінні, обліку та контролі впровадження. В деяких джерелах успішність впровадження автоматизованих систем управління підприємством зазначається на рівні лише 26%. Втім опитування показало, що у випадку автоматизації бухгалтерських систем ймовірність успіху все-таки вища - не менш як 60% підприємств змогли комплексно автоматизувати свій бухгалтерський облік. [5; ст.55]
Детальна класифікація проблем впровадження та аналіз шляхів їх вирішення потребують окремого дослідження. Виділимо три найбільш важливі проблеми, про які слід пам'ятати при впровадженні, а саме:
загальної організації бізнесу й обліку;
грошових коштів;
облікових та технічних кадрів.
Звичайно, всі ці проблеми взаємопов'язані. Вирішення хоча б однієї з них спрощує вирішення інших. Наприклад, якщо підприємство від початку готове вкладати значні кошти у впровадження системи, то залучення сторонніх консультантів та суттєве оновлення (і навчання) штату власних фахівців значно сприятимуть успіху проекту. Під "значними" коштами ми маємо на увазі порядок цифр від десятків тисяч до мільйонів доларів. Це той ринковий рівень оплат, який на сьогодні існує щодо оплати послуг консультантів та впроваджувальних фірм. Однак скільки коштів має витрачати підприємство сьогодні на інформаційні технології? Як порахувати ефект від інвестицій в такі технології? Це дуже непрості питання.
Однак дуже часто, навіть витративши значні кошти на автоматизацію обліку, керівники підприємств здивовані тим, що вони персонально мало відчувають користь від автоматизованої облікової системи. Однак річ у тім, що традиційна фінансова бухгалтерія і бухгалтери в принципі не зорієнтовані на подання необхідної керівництву інформації. Спроба перебудувати діяльність бухгалтерії загрожує особистісними конфліктами. Іноді простіше залишити бухгалтерів у спокої і "не завантажувати" їх новими функціями. Саме тому на великих і середніх за розміром підприємствах (із чисельністю працюючих більш як 200 осіб) функції аналізу облікової інформації та її контролю, як правило, передані в інші руки - фінансовим контролерам, фінансовим директорам та їхнім службам, іноді - службам внутрішнього контролю та аудиту. [6; ст.60-62]
Водночас на невеликих і середніх за розміром підприємствах часто немає іншої альтернативи, ніж покладати функції контролю, аналізу, фінансового планування та прогнозування саме на автоматизовану бухгалтерію. При цьому на перший план виступає кадрова проблема. Адже в такому випадку бухгалтер має бути як фахівцем дуже високої кваліфікації, так і здатним перейматись проблемами бізнесу та управління в цілому не менше, ніж керівник, та й керівник має бути спроможний як поставити завдання з отримання інформації перед бухгалтером і програмістом, так і мати належний рівень освіти для трактування й використання одержаних даних. На порівняно невеликому підприємстві також не просто вирішити проблему роботи програмного забезпечення.
У цілому незважаючи на наведені проблеми, ми вважаємо, що альтернативи інформаційним обліковим технологіям в середньостроковій перспективі як у бухгалтерів, так і у керівників немає. І це стосується підприємств будь-яких розмірів і галузей. Все більшого поширення набуває думка, що ІТ - це питання гігієни підприємства, а не розкоші або стратегічної конкурентної переваги. Питання тільки в тому, який варіант автоматизації обрати, як і з ким його здійснити і скільки це коштуватиме.
Висновки
Інформатизація суспільства охопила всі його сфери - соціальну, економічну діяльність та управління господарськими процесами. Поширилася вона і на такі важливі функції, як облік, аналіз і контроль діяльності суб'єктів господарювання, що є основою інформаційної системи управління будь-якими господарськими утвореннями. В умовах глобалізації наукових, технічних і економічних процесів, що мають міжнародний характер, значно збільшилися обсяги інформації, потрібної для управління цими процесами. Досвід показує, що задовольнити інформаційні потреби управління в суспільстві можливо лише при застосуванні комп'ютерних систем обробки великих масивів інформації.
Електронний облік - це система виявлення, зміни, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та, передачі інформації, яка ґрунтується на використанні комп'ютерних мереж та інтегрованої бази даних з метою раціонального використання засобів і предметів праці та самої праці і для управління підприємницькою діяльністю.
При електронній технології поняття "документ" в його організаційному, правовому, економічному та інших аспектах не зникає, проте змінюються форми та методи складання й використання документів у процесах управління.
Електронний документ - це зафіксований факт господарської діяльності у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа.
Оформлення електронними документами господарських операцій суб'єкта господарювання створює електронний документооборот.
Фактично існують два режими правового регулювання електронного підпису: встановлений законом та договірний. Крім того, можна виділити такі технології електронної ідентифікації: біометрія, паролі та ключі, симетрична та асиметрична криптографія. Використання таких технологій можливе лише за письмовою згодою сторін
Основна перевага електронної технології полягає не стільки в підвищенні продуктивності праці обліковців та якості документів, скільки у формуванні на машинних носіях облікових даних, які описують предметну сферу (фактичний стан господарювання) в реальному масштабі часу. Саме це є визначальним з позиції можливості інформування різних фахівців для оперативного втручання.
Для комп'ютеризації господарського обліку на ринку програмних продуктів пропонують десятки пакетів програм, проте щороку фірми-розробники заявляють про випуск нової програми, яка, на їх думку, є потужнішою, "розумнішою" і перевершує всі відомі.