Реферат: Технологии работы с документами ограниченного доступа
Период конфиденциальности документов определяется по указанному выше перечню конфиденциальных сведений и зависит от специфики деятельности фирмы.
Документы долговременного периода конфиденциальности (программы и планы развития бизнеса, технологическая документация ноу-хау, изобретения до их патентования и др.) имеют усложненный вариант обработки и хранения, обеспечивающий безопасность информации, и ее носителя. Документы кратковременного периода конфиденциальности, имеющие оперативное значение для деятельности фирмы, обрабатываются и хранятся по упрощенной схеме и могут не выделяться из технологической системы обработки открытых документов при наличии в этой системе минимальных защитных, контрольных и аналитических элементов.
Общественная опасность противоправных действий в области конфиденциальных документов, выражается в том, что нарушения могут привлечь за собой нарушение деятельности системы управления и контроля различных (включая жизнеобеспечивающих) объектов, серьезные нарушения работы с документами ограниченного доступа.
В этой связи был принят Федеральный Закон РФ «о коммерческой тайне» № 98-ФЗ, 15 июля 2004 года, где был установлен режим коммерческой тайны в отношении сведений о неразглашении конфиденциальной информации.
Практическим работникам службы документационного обеспечения управления необходимо владеть знаниями в области ограничения доступа к конфиденциальным документам, которым установлен настоящий Федеральный Закон.
Цель данной дипломной работы – изучение технологии работы с документами ограниченного доступа.
Для этого были поставлены следующие задачи:
- изучение основных понятий по данному вопросу, а именно понятие организации работы с документами в области конфиденциальности ;
- изучение технологии учета и рассмотрения поступивших конфиденциальных документов;
- Изучение архивной работы документов ограниченного доступа;
- На практическом примере рассмотреть конкретную информацию, касающуюся документов ограниченного доступа.
1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ ОГРАНИЧЕННОГО ДОСТУПА
1.1. Виды конфиденциальной информации: государственная, банковская, налоговая и служебная тайны
Некоторые документы ограниченного доступа несут информацию о государственной тайне.
Государственная тайна — это защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-разыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации согласно Закону РФ от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне». Положения Закона обязательны для исполнения на территории РФ и за ее пределам органами представительной, исполнительной и судебной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями, независимо от их организационо-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами РФ, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства РФ о государственной тайне.
По степени важности сведений государственные секреты делятся на государственную тайну и служебную тайну. Государственную тайну составляют сведения, разглашение (передача, утечка и т.д.) которых может оказать отрицательное воздействие на качественное состояние военно-экономического потенциала страны или повлечь другие тяжкие последствия для обороноспособности, государственной безопасности, экономических и политических интересов страны. Служебную тайну составляют охраняемые государством сведения в любой области науки, техники, производства и управления, разглашение (передача, утечка и т.д.) которых, может нанести ущерб интересам государства.
Перечень сведений отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 (в ред. от 29.05.2002).
В организациях государственной и негосударственной формы собственности встречаются документы, которые могут нести в себе информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально», «Для служебного пользования», «Коммерческая тайна», «Секретно» и т.п. Коммерческая тайна – это конфиденциальная информация, позволяющая её обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. К информации, составляющей коммерческую тайну, относится: научно – техническая, технологическая, производственная, финансово – экономическая, иная информация (в том числе составляющая секреты производства (ноу-хау), которая имеет действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности её третьим лицам, к которой нет свободного доступа на законном основании и в отношении которой обладателем такой информации введён режим коммерческой тайны. Одним из критериев отнесения информации к коммерческой тайне является возможность получения экономической выгоды от её разглашения или использования. К коммерческой тайне относятся, прежде всего, идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать и т.п. :
Действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности её третьим лицам; Отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании; Принятие обладателем информации необходимых мер к охране её конфиденциальности.
Определение сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия; Обеспечение порядка их защиты; Обеспечение строго контроля за допуском персонала к секретным документам; Точное установление того, кто конкретно из руководства или служащих предприятия организует и контролирует секретное делопроизводство, наделение их соответствующими полномочиями; Разработка инструкции (памятки) по работе с секретными документами, ознакомление с нею соответствующих работников организации; Контроль за принятием соответствующими служащими письменных обязательств о сохранении коммерческой тайны предприятия; Введение системы материального и иного стимулирования служащих предприятия, имеющих доступ к её секретам; Внедрение в повседневную практику механизмов и технологий защиты коммерческой тайны организации; Личный контроль со стороны руководителя организации, внутренней службы безопасности и секретного делопроизводства. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих коммерческую тайну, так как владелец информации, составляющей коммерческую тайну, вправе потребовать в судебном порядке возмещения убытков, причинённых её разглашением или выплату компенсации в размере, установленном решением суда. Также к документам ограниченного доступа (конфиденциальные документы) можно отнести документы, содержащие банковскую тайну.
Банк гарантирует тайну банковского счета и банковского вклада, операций по счету и сведений о клиенте (ст. 857 ГК РФ).
Сведения, составляющие банковскую тайну, могут быть предоставлены только самим клиентам или их представителям. Государственным органам и их должностным лицам такие сведения могут быть предоставлены исключительно в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством РФ.
В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 02.12.1990 № 395-1 «О банках и банковской деятельности» (в ред. от 02.11.2004) кредитная организация, Банк России гарантируют тайну об операциях, о счетах и вкладах своих клиентов и корреспондентов. Все служащие кредитной организации обязаны хранить тайну об операциях, счетах и вкладах ее клиентов и корреспондентов, а также об иных сведениях, устанавливаемых кредитной организацией, если это не противоречит федеральному закону.
Справки по операциям и счетам юридических лиц и граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, выдаются кредитной организацией им самим, судам и арбитражным судам (судьям), Счетной палате РФ, органам государственной налоговой службы и налоговой полиции, таможенным органам РФ в случаях, предусмотренных законодательными актам об их деятельности, а при наличии согласия прокурора — органом предварительного следствия по делам, находящимся в их производстве.
Справки по счетам и вкладам физических лиц выдаются кредитной организацией им самим, судам, а при наличии судебного решения — органом предварительного следствия по делам, находящимся в их производстве.
Справки по счетам и вкладам в случае смерти их владельцев выдаются: кредитной организацией — лицам, указанным владельцем счета или вклада в сдельном кредитной организацией завещательном распоряжении; нотариальными конторами — по находящимся в их производстве наследственным делам о вкладах умерших вкладчиков, а в отношении счетов иностранных граждан — иностранным консульским учреждениям.
На денежные средства и иные ценности юридических и физических лиц, находящихся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, может быть наложен арест не иначе как судом и арбитражным судом, судьей, а также по постановлению органов предварительного следствия при наличии санкции прокурора.
При наложении ареста на денежные средства, находящихся на счетах и во вкладах, кредитная организация незамедлительно по получении решения о наложении ареста прекращает расходные операции по данному счету (вкладу) в пределах средств, на которые наложен арест.
Взыскание на денежные средства и иные ценности физических и юридических лиц, находящиеся на счетах и во вкладах или на хранении в кредитной организации, может быть обращено только на основании исполнительных документов в соответствии с законодательством РФ.
Без распоряжения клиента списания денежных средств, находящихся на счете, допускается по решению суда, а также в случаях, установленных законом или предусмотренных договором между банком и клиентом (п. 2 ст.854 ГК РФ)
В организациях, которые работают в сфере налогообложения ,используются документы ограниченного доступа, содержащие в себе налоговую тайну.