Реферат: Технологии работы с документами ограниченного доступа

· разглашенных налогоплательщиком самостоятельно или с его согласия;

· об идентификационном номере налогоплательщика;

· о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения;

· предоставляемых налоговым (таможенным) или правоохранительным органам других государств в соответствии с международными договорами (соглашениями), одной из сторон которых является Российская Федерация, о взаимной сотрудничестве между налоговыми (таможенным) или правоохранительными органами (в части сведений, представленных этими органами) (ст. 102 части первой Налогового кодекса РФ).

1.2. Технология работы с документами ограниченного доступа

в документационном обеспечении управления

Документы ограниченного доступа требуют к себе несколько иного подхода на стадии делопроизводства в отличие от документов несекретного характера, не носящих в себе какую-либо тайну. Работник организации должен работать только с теми сведениями и документами, содержащими какую-либо тайну, к которым он получил доступ в силу трудовых обязанностей, знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими. Работник также должен знать, кому из сотрудников организации разрешено работать со сведениями, составляющими тайну, к которым он сам допущен, и в каком объеме эти сведения могут быть доведены до этих сотрудников.

При увольнении работника, имеющего отношение к документам ограниченного доступа, в обязательном порядке проводится проверка наличия числящихся за ним документов. Только после этого производится отметка в его обходном листе. Если же работник временно отсутствует (болезнь, отпуск, командировка и т.п.), передача числящихся за ним документов другим работникам производится по решению начальника подразделения с отражением в журнале учета или по акту.

Документы ограниченного доступа по номенклатуре определяются в дела. На обороте обложки дела или на отдельном листе, хранящемся в деле, указывается список сотрудников, которым разрешено ознакомление с делом. Изменения в эти списки вносятся с разрешения начальника режимного отдела (службы безопасности) по представлению начальников структурных подразделений.

При пользовании делами, в которых имеются документы ограниченного доступа, необходимо иметь в виду, что дела должны возвращаться в тот же день лицами, которым они были выданы для работы. В случае необходимости производства копий с документов ограниченного доступа обязательно должен вестись журнальный учет производства копий.

Чрезвычайным происшествием в организации считается недостача (утрата) документов ограниченного доступа, выявленная в ходе ежегодной проверки наличия документов, дел и картотек. Такую проверку необходимо проводить по окончании года (как правило, в I квартале года), независимо от того, где и у кого документы находятся, и от времени их поступления. Проверка проводится специальной комиссией, назначаемой приказом руководителя организации, в составе не менее 3 работников из числа лиц, имеющим прямое отношение к проверяемым документам и соответствующий допуск к данным работам, с обязательным включением в ее состав работников режимного отдела (службы безопасности).

При незначительном количестве таких документов, циркулирующих в организации, проверка может производиться руководителем конкретного подразделения или по его указанию одним из работников этого подразделения и работником режимного отдела (службы безопасности).

В ходе проверки анализируется движение (поступление, отправка, размножение и уничтожение) документов с ограниченным доступом, произошедшее за проверяемый год, а также проводится сверка учетных данных с фактическим наличием документов. При проверке используются журналы учета документов, расписки, реестры, акты на уничтожение документов и другие учетные формы, в том числе и те, в которых зарегистрировано размножение документов. По результатам проверки составляется акт, который утверждается руководителем подразделения и докладывается руководителю организации.

Наиболее существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии и хранения документов открытых, которое составляет основу процесса защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.

Учет (регистрация) открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.

Учет конфиденциальных документов, прежде всего, преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения.

Итак, основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.

Справочная работа и контроль исполнения документов, хотя относятся к стадиям обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличии от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т.е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания.

При ведении учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих опасных ситуаций:

· выпадение документа из учетной системы за счет ошибочных или злоумышленных действий работника;

· отсутствие фиксируемого контроля за документом при переходе его от одной технологической стадии движения и процедуры обработки к другой;

утечка информации по техническим каналам;

· использование работниками традиционной или автоматизированной технологии, не предназначенной для технологии и хранения конфиденциальных документов, или самодельной, непрофессиональной технологии;

· нарушение порядка выполнения учетных операций и ведения справочно-информационного банка данных по документам;

Основной способ защиты информации при указанных угрозах — строгая регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками и персоналом утвержденных руководством организации требований и правил.

Учет конфиденциальных документов предназначен для:

· фиксирования факта поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машинопечатного документа, или документа, поступающего из электронной или факсимильной почты;

· Фиксирования факта регистрации исходных сведений о документе и включения его в справочно-информационный банк данных по документам;

· фиксирования факта переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, факта включения документа в электронную базу данных и факта помещения бумажного документа в соответствующие дело;

· фиксирования факта перемещения документа в процессе его рассмотрения и исполнения;

· фиксирования местонахождения документа в любой момент времени в период исполнения документа при его архивном хранении;