Реферат: Технологии работы с документами ограниченного доступа

· фиксирования факта начала и окончания составления, изготовления и издания документа;

· фиксирования в машинном журнале всех действий, которые выполняются с электронными документами в базе данных;

В предпринимательских структурах целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов и дел:

· учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет);

· пакетный учет поступления документов, не имеющих графа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы;

· Учет подготовленных исходящих и внутренних документов;

· инвентарный учет документов;

· номенклатурный учет документов.

Следовательно, в предметном и технологическом аспектах учет конфиденциальных документов значительно отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы.

Традиционный учет отличается надежностью и распространяется на документы, которые имеют любой вид носителя — бумажный, технический, а также на электронные документы.

При любом виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам; ведение справочно-информационного банка данных; контроль процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течении календарного года.

Подобная индексация гарантирует сохранность записи исходных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть и не одна карточка не может выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело в котором будет храниться документ.

Сведения, включаемые в учетную форму при регистрации конфиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:

· фиксирующий постоянные сведения о документе;

· фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа.

Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа.

При карточной учетной форме на каждый конфиденциальный документ заполняется один-два экземпляра регистрационной карточки.

При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном журнале. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за его получение.

При заполнении двух экземпляров все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного журнала выполняет валовая учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками фиксируются в передаточном журнале.

В некрупных компаниях, имеющих небольшой объем таких документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства.

Однако в этом случае конфиденциальные документы дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока.

Значительное место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет.

На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные документы:

· не включенные в номенклатуру дел и неподлежащие подшивке в дела;

· изъятые по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело;

· технические носители информации;

Картотека инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно.

Автоматизированный учет конфиденциальных документов предусматривает следующие процедуры: