Реферат: Технология проведения бизнес-процесса закупки

На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

-Идентификационный номер заказа ;

-Дата отправления заказа.

-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

-Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

-Выбранные условия поставки.

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Отправка заказа выбранному поставщику.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

-Традиционная почта;

-Факсимильная связь;

-Электронная почта;

-Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки заказа поставщику.

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

Выполнение обязательств по оплате заказа.

На данной стадии выполняются следующие этапы:

-Получение инвойса в соответствии с заказом.

-Согласование полученного инвойса;

-Выполнение обязательств по оплате заказа.

-Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

-Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

Получение инвойса (счета-фактуры) в соответствии с заказом.

В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

-Идентификационный номер инвойса;

-Дата отправки инвойса;

-Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;