Реферат: Управлінські документи

1. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян................1

2. Документ як матеріальний об’єкт. Поняття «документ», ОРД і

«службовий документ»...............................................................................................3

3. Датування і індексування службових документів..........................................6

4. Службове листування. Техніка складання та редагування службових листів.............................................................................................................................8

5. Методика розроблення інструкцій з діловодства. Характеристика Примірної інструкції з діловодства № 1153 від 17 жовтня 1997р........................12

6. Поняття уніфікації та стандартизації управлінських документів. Значення уніфікації документів для діловодства. Державні класифікатори техніко-економічної інформації.............................................................................................16

7. Основні правила групування документів у справ........................................18

Завдання......................................................................................................................21

Список використаної літератури..............................................................................31

1. Робота з листами, пропозиціями, заявами та скаргами громадян

Прийом, попередній розгляд і реєстрація листів громадян.

Одержані листи приймаються централізовано - в канцелярії. Діловодство за листами громадян ведеться окремо від загального діловодства. В канцелярії (спеціально призначеною особою) розкриваються конверти, за винятком тих, що мають напис "особисто", які передаються адресату не розкритими. Конверти зберігаються і додаються до листів. Одержані листи підлягають обов'язковому попередньому розгляду, який здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян облдержадміністрації, міськвиконкомі з, райдержадміністрацій, відповідальним працівником. При попередньому розгляді визначається кому із керівників, відповідно з розподілом обов'язків, передати звернення на розгляд. Пропозиції, заяви і скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни розглядаються першими керівниками державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій особисто, інші - заступникам відповідно з функціональними обов'язками. Попередній розгляд і реєстрація листів громадян повинні здійснюватися в день їх надходження.

Реєстрація листів ведеться на картках або в журналах встановленої форми. Журнальна форма реєстрації пропозицій, заяв і скарг та обліку особистого прийому громадян допускається в організаціях з річним обсягом надходження до 600 пропозицій, заяв і скарг і такою ж кількістю звернень громадян на особистому прийомі.

Автоматизовані реєстрація пропозицій, заяв і скарг та облік особистого прийому громадян здійснюється шляхом введення в персональний комп’ютер.

При реєстрації на картках заповнюється: прізвище, ім’я, по батькові, повна адреса, дата надходження та реєстраційний індекс, який складається з номера міста (району) на території якого проживає автор, порядкового номера реєстрації листів, індексу звернення, звідки з якого органу надійшов лист чи безпосередньо від заявника, дата і номер супровідного листа органа звідки одержано листа.

На обліковій картці відмічається характер звернення: колективне, повторне, індекс питання з підпитанням, категорія чи соціальний стан заявника. Якщо лист взятий на контроль вищестоящим державним органом, то в обліковій картці у графі "Позначка про контроль" ставиться два "К" під назвою органу в картці ставиться строк подання інформації про наслідки вирішення. [1]

Порядок обробки листів і відправки їх для вирішення

Розглянуті керівником листи передаються відділу роботи із зверненнями громадян.

Резолюція керівника заноситься до відповідної графи реєстраційної картки. Вся вихідна документація обробляється і відправляється в день її одержання. На кожній відповіді на звернення громадянина після остаточного вирішення та його виконання має бути напис "До справи" і особистий підпис особи, яка прийняла це рішення та поточна дата. Матеріали накопичуються в справі на кожного заявника окремо і зберігаються у відповідному порядку.

Схема підготовки письмової відповіді на звернення громадян вищестоящі органи

Відповідь надсилається на бланку встановленої форми. Заголовок, який у відповідності з інструкцією по діловодству, повинен мати кожний документ. У відповіді повинно бути вказано:

- хто розглядав листа (посадові особи, комісійне, участь депутатів, представників громадськості, правоохоронних органів, заявника);

- якщо факти перевірялись безпосередньо на місці - відзначити;

- чи звертався заявник в місцеві органи раніше і що викликало повторні звернення;

- викласти суть справи;

- дати оцінку встановленим фактам;

- чи правомірні вимоги заявника з посиланням на діюче законодавство;

- яке прийнято рішення, чому саме, при необхідності вказуються конкретні строки його реалізації;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--