– до справи включається один примірник документа;

– кожен вміщений до справи документ повинен бути правильно оформлений, мати дату, підпис, позначку про виконання та ін.;

– до справи формуються, як правило, документи одного року (крім перехідних справ);

– до справи не підшиваються ті документи, що підлягають поверненню, а також чернетки;

– документи всередині справи повинні розташовуватися в хронологічній або нумераційній послідовності;

– документи обмеженого доступу формуються окремо від решти документів.

Розпорядчі документи разом з додатками до них групуються за їх видами та хронологією. При цьому накази з питань основної діяльності, з особового складу, різних адміністративно-господарських питань слід розміщувати у різні справи.

Документи засідань колегіальних органів групуються у двох справах:

– протоколи й документи до них (доповіді, довідки та ін.);

– документи з організації засідань (порядок денний, проекти та копії рішень тощо).

У зв’язку з великим обсягом і різноманітною тематикою листування в практиці найчастіше формується у справи за змістом та кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь розташовується за документом-запитом.

Для формування справ використовують звичайні канцелярські папки (швидкозшивачі) розраховані на 200–250 аркушів (30–40 мм). Папки імпортного виробництва дозволяють збільшити обсяг підшитих документів у 2–3 рази.

Методичне керівництво й контроль за формуванням справ в органах державної податкової служби здійснює діловодна служба. [6, 11]

Завдання 1

Назва підприємства

НАКАЗ

02.01.91 № м. Київ

Про перехід діловодства заводу на українську мову

Згідно з Законом України "Про мови" діловодство на під­приємстві буде переходити на українську мову. У зв'язку з цим

НАКАЗУЮ:

1. Усю систему документації на заводі з 02.01.92 вести дер­жавною мовою.

2. 3аст.директора _______________ , завідувачеві канце­лярією ________________ начальникові відділу стандартиза­ції __________________ , організувати проведення занять із документознавства українською мовою з працівниками, що зайняті підготовкою і оформленням документів, а також із управлінським персоналом у термін до 08.11.91.

3. Заст. директора ________________ , зав. канцелярією _____________ забезпечити розробку бланків організаційно-розпорядчих та інформаційних документів у термін до 15.09.91 і подати до друкарні заводу. Бланки документів погодити з відділом стандартизації.

4. Начальникові друкарні _________________ друкування бланків організаційно-розпорядчих доку ментів (наказів, роз­поряджень, листів, актів, службових записок, протоколів то­що) виконувати лише за ?