Реферат: Управлінські документи

За місцем складання – внутрішні і зовнішні.

внутрішні створюються на тому чи іншому підприємстві, де вони й функціонують;

зовнішні – ті, що надійшли ззовні або надійшли іншим підприємствам, установам, громадянам.

За терміном виконання – термінові і нетермінові.

За походженням – службові та офіційно-особисті (іменні).

службові – створюються в організаціях, установах, на підприємствах з питань їх діяльності;

офіційно-особисті – стосуються конкретних осіб (заяви, листи, скарги та ін.).

За ступенем гласності – звичайні, секретні, для службового користування.

За юридичною силою – справжні та підроблені.

справжні бувають дійсними, які мають на даний момент юридичну силу, і недійсними – документи, що з якихось причин втратили юридичну силу;

підроблені документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальна підробка – коли до справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення. Інтелектуальна підробка – складання і видача документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

За призначенням – оригінали та копії.

оригінал – документ, створений вперше і належним чином оформлений. Він може бути розмножений копіями. Оригінал і копії мають однакову юридичну силу;

копія – це точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутку позначку “Копія” і завірена у певному порядку. Є три види копій – відпуск, витяг і дублікат. Відпуск – це повна копія відправленого куди-небудь оригіналу, яка залишається у відправника. Витяг – копія, що відтворює частину тексту документа. Дублікат – другий екземпляр документа, виданий у зв’язку із втратою оригіналу. [4]

3. Датування і індексування службових документів

Дата – один із реквізитів, який надає документу юридичну силу. Датою наказу, розпорядження, листа, довідки, службової записки та інших є дата їх підписання; рішень колегії – дата їх прийняття; акта, протоколу – дата зафіксованої події; статуту, положення, інструкції – дата затвердження.

Дата оформляється двома способами: цифровим і словесно-цифровим.

Перший спосіб передбачає проставлення трьох пар арабських цифр у такій послідовності: день (число) місяця, місяць, рік. Наприклад, дату 25 лютого 1999 року цифровим способом слід позначити так: 25.02.99. Починаючи з 2001 року, рекомендується рік писати повністю. Тобто запис словесно-цифровим способом дати 25 лютого 2001 року матиме такий вигляд: 25.02.2001.

На документах, які містять інформацію фінансового характеру, дату проставляють словесно-цифровим способом: 30 березня 2001 року.

Дата проставляється в лівій верхній частині бланка документа у відведеному для цього місці. Якщо документ оформляється не на бланку, дата ставиться нижче від підпису зліва.

Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають всі службові позначки на документах, пов’язані з їх проходженням, виконанням (резолюції, погодження, візи, затвердження, позначки про виконання документа і направлення його до справи).

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.

Індекси можуть бути простими і складними. Простий індекс складається із порядкових номерів певної групи документів у межах календарного року.

Складний індекс, крім порядкового номера, включає індекс за номенклатурою справ. У системі ОДПС індекс справи за номенклатурою повинен складатися з індексу (номера) структурного підрозділу та порядкового номера справи в межах самостійного структурного підрозділу. Наприклад: 25-231, де 25 – номер самостійного структурного підрозділу управління, 2 – номер відділу у складі управління, 31 – номер справи зазначеного відділу.

Індексація вхідних, вихідних та внутрішніх документів має свої особливості.

Індекс вхідного документа складається із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) і може доповнюватись постійними позначками груп кореспондентів, видів документа тощо.

Індекс вихідного документа складається із порядкового номера документа з початку року за журналом реєстрації, постійної позначки певної реєстраційної групи кореспондентів та індексу справи, де зберігається копія документа. Наприклад: № 139 / 2 / 05-031, де 139 – порядковий номер вихідного документа з початку року, 2 – номер реєстраційної групи кореспондентів, 05-031 – номер справи за номенклатурою.

Індекс внутрішнього документа (крім розпорядчих документів) складається із порядкового номера певної реєстраційної групи документів з початку року та індексу справи, де зберігається документ. Розпорядчі документи, як правило, мають прості індекси, але в ряді випадків можуть доповнюватися окремими буквами (накази з кадрових питань, з матеріального стимулювання тощо).

Індекс проставляється на відповідному місці документа, визначеному формуляром-зразком. Він забезпечує юридичну повноцінність документа, дозволяє швидко розшукати необхідний документ при здійсненні довідково-інформаційної роботи, забезпечує зберігання документа та можливість контролю за його виконанням. [5]