Учебное пособие: Работа с базами данных Microsoft Access 2000

Рисунок 6. Окно редактора структуры таблицы Заказы

После редактирования структуры таблицы закройте окно кнопкой .

Окно редактора структуры таблицы можно вызвать также из окна базы данных. Для этого выберите маркером нужную таблицу и нажмите кнопку Конструктор панели инструментов окна.

Созданные таблицы можно просмотреть. Для этого в окне базы данных выберите нужную таблицу и нажмите кнопку Открыть .

3. Проверьте правильность создания структуры базы данных.

Для проверки правильность организации таблиц базы данных нажмите кнопку Схема данных панели инструментов окна Microsoft Access. В результате на экране появится окно Схема данных (рис. 7), в котором будут показаны структуры таблиц БД и связи между ними. Для того, чтобы БД правильно выполняла свои функции, должна быть обеспечена целостность данных.

Рисунок 7. Окно Схема данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в Microsoft Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивающих защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

¨ связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

¨ связанные поля имеют один тип данных;

¨ обе таблицы принадлежат одной базе данных Microsoft Access.

¨

Рисунок 8. Диалоговое окно Изменение связей

Для установления целостности данных созданной БД дважды щелкните мышкой на конкретной связи. После этого на экране появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 8) установите в нем флажок Обеспечение целостности данных .

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей . Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей , то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически изменяются и соответствующие значения полей в связанных записях. Если установлен флажок Каскадное удаление связанных полей , то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

Для обеих связей нашей БД установите флажок Обеспечение целостности данных . После выполнения этой операции схема данных примет вид, показанный на рис. 9.

Рисунок 9 Окно Схема данных

Задание 2

Создайте формы для ввода данных в таблицы Покупатели, Товары и Заказы.

3. Ввод данных в таблицы

Заполнить таблицу данными можно в режиме открытой таблицы. Это не всегда удобно. Лучше пользоваться для этой цели специально созданными формами . Чтобы создать формы для заполнения таблиц (Покупатели и Товары), воспользуйтесь Мастером форм . В окне База данных нажмите в списке кнопку Формы , а затем кнопку Создать . В окне Новая форма (рис. 10) выберите Мастер форм и имя таблицы, для которой создается форма, и нажмите кнопку ОК . В появившемся окне Создание форм выберите все поля таблицы (кнопка ).

Рисунок 10. Диалоговое окно Новая форма

После этого нажмите кнопку Далее . В последовательности появляющихся окон Создание форм (рис. 11) выберите понравившееся вам оформление формы. С помощью созданных форм заполните таблицы Покупатели и Товары БД.

Рисунок 11. Диалоговое окно Создание форм