Учебное пособие: Табель унифицированных форм документов организации
Выявление форм документов проводится в отделе по каждому функциональному виду деятельности.
Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносятся следующие сведения:
Примерная карта документа | ||
| 1. Функции и задачи, при реализации которых применяется документ | 10. Использование бланков | 19. Хранение документа (место, срок, номер дела по номенклатуре) |
| 2. Наименование документа | 11. Формат (А3, А4, А5, нестандартный) | 20. Перенос на машинный носитель |
| 3. Автор (корреспондент) | 12. Объем (количество страниц) | 21. Обращения к документу (кто обращается, цель, количество запросов). Дополнительные сведения по оформлению документов (для создаваемых документов) |
| 4. Код формы документа (по ОКУД или другому классификатору) | 13. Форма представления текста (связный текст, трафарет, анкета, таблица) | 22. Подразделение (сотрудник), ответственное за подготовку документа |
| 5. Название органа, утвердившего форму документа. Наименование, дата и номер нормативного акта. | 14. Состав реквизитов документов | 23. Согласование документа |
| 6. Куда предоставляется документ | 15. Приложения | 24. Подпись |
| 7. Срок представления | 16. Ограничение доступа к документу | 25. Утверждение |
| 8. Количество экземпляров | 17. Регистрация документа (место, форма) | 26. Печать |
| 9. Количество документов данного вида за год (без учета тиража; с учетом тиража) | 18. Контроль исполнения (место, форма, типовой срок исполнения) | |
Карты документов, заполненные в процессе обследования документации организации, представляют собой основной рабочий массив, используемый в дальнейшем для формирования структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель[7] .
Одновременно с заполнением карт документов отбираются эталонные образцы каждой формы документа. Образцы форм документов формируются в самостоятельный массив или сопровождают соответствующую карту документа, возможно в электронной форме. В любом случае массив отобранных форм документов в дальнейшем используется для формирования Альбома форм документов.
Табель составляется в табличной форме. Графы Табеля устанавливаются в зависимости от реальных потребностей документирования деятельности отдела. Целесообразно в качестве обязательных включать следующие графы: наименование формы, код формы, подразделение, готовящее проект документа, согласование, подписание, утверждение, проставление печати.
Дополнительно в Табель могут быть включены следующие графы: место регистрации документа, место контроля за исполнением, место хранения подлинника, адрес представления документа, срок хранения и др.[8]
Отбор документных форм для включения в Табель и заполнение граф осуществляются непосредственно отделом исходя из основных задач и функций.
Табель оформляется в табличной форме и включает следующие графы:
1. Наименование формы документа. В графу вносится наименование документа, соответствующее названию унифицированной формы (ее условное обозначение).
2-3. Код формы документа проставляется в соответствии с ОКУД или в соответствии с локальным классификатором. В Табеле можно использовать только коды локальных (своих, применяемых только внутри организации) классификаторов; однако при представлении документов в государственные органы необходимо перейти на Общероссийские классификаторы (в частности, ОКУД). В Табеле целесообразно проставлять код формы документа как по ОКУД, так и по локальному классификатору.
4. Кем утверждена, дата утверждения. В графе указывается наименование государственного органа, утвердившего форму документа, вид правового акта, его дата и номер.
5. Периодичность. Отмечается периодичность создания документа (ежеквартальная, ежегодная, полугодовая, по мере необходимости и т.д.)
6. Подразделение организации, ответственное за подготовку документа. В графе проставляется наименование структурного подразделения организации, в котором создается документ.
7-8. Согласование (внешнее, внутреннее). В графе отмечается порядок согласования проекта документа: внешнее (со сторонней организацией); внутреннее (в самой организации). Указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности включается наименование организации или структурного подразделения.
9-11. Удостоверение (подпись; утверждение; печать). В графе указывается порядок удостоверения документа: подпись (указывается наименование должности лица, подписывающего документ); утверждение (графа заполняется в случае, если документ подлежит утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ или наименование соответствующего документа. Печать (графа заполняется в том случае, если на документе проставляется печать: гербовая или простая).
12. Примечания. В графу вносятся дополнительные данные в процессе ведения табеля, например: сведения об отмене формы документа, изменениях в процедуре ее согласования и утверждения и др[9] .
В процессе разработки табеля и унификации документов особое внимание необходимо уделять наименованиям документов. Наименование документа должно точно соответствовать назначению документа и строиться в соответствии с современными требованиями, предъявляемыми к документам.
Разделами Табеля могут являться наименования управленческих функций и задач, реализуемых в деятельности отдела. Рекомендуется построение Табеля по функциональному признаку, так как оно исключает необходимость корректировки всего Табеля при изменении структуры отдела[10] .
Для выявления названных задач и функций используются: ТК РФ, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[11] , Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения[12] .
Выбор задач и функций отдела при подготовке Табеля остается за конкретной организацией в соответствии с ее положением.
Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо выбрать вид внутренней структуры, которая определяет группировку форм документов по соответствующим разделам. Структура Табеля - это классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых в отделе[13] .
Все пользователи обязаны в равной мере соблюдать требования Табеля при работе с документацией.
Руководство отдела и сотрудники используют Табель в справочных целях, а также в целях контроля за соблюдением требований рациональной организации документирования деятельности.
Справочным аппаратом к Табелю, облегчающим поиск необходимой формы документа, является оглавление (систематизированный список разделов табеля).
В табель унифицированных форм документов отдела включаются:
- формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента. Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;
- формы документов, утвержденные нормативными актами органов власти и управления субъектов РФ;
- применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;