Учебное пособие: Табель унифицированных форм документов организации

Табель оформляется на общем бланке отдела и содержит следующие реквизиты:

- Наименование организации;

- Наименование вида документа;

- Дата документа;

- Регистрационный номер документа;

- Гриф утверждения документа;

- Место составления или издания документа;

- Заголовок к тексту;

- Текст документа;

- Подпись;

- Визы согласования.

Данный документ утверждается начальником Управления и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками.

Методика разработки альбома унифицированных форм документов Отдела назначения, перерасчета и выплаты пенсий ГУ – Управление Пенсионного Фонда Российской Федерации в Ленинском районе г. Тюмени

Альбом унифицированных форм документов отдела - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности отдела[14] .

Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации[15] .

Целесообразно альбом форм документов разрабатывать одновременно с подготовкой табеля унифицированных форм документов отдела и рассматривать альбом форм как дополнение к табелю, хотя работы по унификации форм документов могут вестись и независимо от разработки табеля форм документов.

Возможны варианты, когда альбом унифицированных форм документов разрабатывается как приложение к инструкции по делопроизводству организации или как самостоятельный документ[16] .

Цель разработки альбома унифицированных форм документов отдела - регламентация формы и содержания документов, используемых в деятельности отдела.

Этапы разработки альбома унифицированных форм документов:

-определение назначения альбома;

-определение структуры альбома и состава документов, включаемых в альбом, если альбом разрабатывается как самостоятельный документ - структура альбома самостоятельная; если альбом представляет собой приложение к инструкции по делопроизводству организации - его структура должна быть связана с разделами инструкции; если альбом разрабатывается параллельно с табелем - структура альбома должна отражать структуру табеля унифицированных форм документов;

-классификация документов в соответствии с выбранной структурой;

-распределение форм документов на уже унифицированные и нуждающиеся в унификации;

-унификация форм документов (разработка УФД и сбор УФД);

-формирование альбома унифицированных форм;

-разработка методических материалов по ведению альбома;

-согласование альбома с табелем, с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями;

-редактирование и удостоверение (подпись, утверждение)[17] .

Разработка альбома унифицированных форм документов отдела предполагает метод унификации форм документов. Унификация форм документов заключается в: