Дипломная работа: Діяльність органів виконавчої влади, функція прийняття рішень

Розглянемо послідовно процес підготовки і прийняття управлінського рішення відповідно до моделі, зображеної на рис. 1.1.

Етапи прийняття управлінського рішення:

Рис. 1.1 Технологія прийняття управлінських рішень

управлінське рішення державна влада

Етап 1. Обстеження та встановлення фактів

Крок 1. Інвентаризація функцій

Функції організації мають значення лише тоді, коли вони координуються для досягнення цілей організації. Однак, коли ми хочемо оцінити виконання однієї із функцій, треба порівняти фактичну дію з тією, яка повинна бути. Якщо одержана оцінка співпадає, то це дає нам впевненість, що особи, які беруть участь у такій діяльності, правильно виконують свої обов'язки.

У багатьох органах влади діючі служби недофінансовуються та недооцінюються. Люди, які займаються розподілом та управлінням незначних ресурсів, прагнуть перекласти виконання нових завдань із технічного обслуговування на діючі механізми та системи й інвестувати наявні у їх розпорядженні засоби у нові проекти, що мають чітко виражену "соціальну значимість". Це об'єктивний та необхідний процес, проте управлінцям важко вирішувати ці завдання не володіючи надійною інформаційною системою з питань управління (ІСУ).

Відомо, що є інформаційні системи з питань у правління та бази даних для прийняття рішень в органах влади. Однак вони містять величезну кількість даних і, водночас, не завжди можуть надати саме ту інформацію, яка вкрай потрібна управлінцям. Придатною до використання для керівних працівників є інформація, котра здатна допомогти їм:

• прийняти обґрунтоване рішення;

• переконати вище керівництво в доцільності підтримки саме цього рішення.

Часто місцеві органи влади займаються тим, чим вони не повинні були б займатися, або що могло б бути зроблено ким-небудь іншим. До останньої категорії належать програми та послуги, за надання та виконання яких відповідно до певних стандартів якості відповідає місцевий орган влади (але виконувати чи надавати їх належно, опираючись лише на свій персонал, йому не під силу).

Орган влади міг би, наприклад, прийняти рішення про укладення договору на технічне утримання вулиць із приватним сектором. У межах такого договору місцевий орган влади продовжує здійснювати контроль за витратами та якістю виконуваної роботи. Можливі й інші варіанти - наприклад: повна передача утримання вулиць певній асоціації мешканців мікрорайону, що знімає відповідальність з органу місцевої влади.

Обидва випадки є прикладами правильного визначення того, що потрібно зробити (дієвості) та як це потрібно зробити (ефективності).

Отже, першим кроком на етапі "Обстеження та встановлення фактів" є "інвентаризація", тобто перегляд управлінцями їх поточних обов'язків.

Після того, як усі функції з'ясовані, потрібно вирішити, чи доцільно їх зберігати. Від деяких із них, особливо тих, подальше забезпечення яких є недоцільним, потрібно відмовитися, але так, щоб це негативно не впливало на діяльність органу влади чи рівень надання послуг населенню. Також можливо, що ті функції, які є доцільними, не обов'язково повинен виконувати місцевий орган влади. Відповідно, потрібно буде вирішити питання про те, хто найкраще зможе виконувати ці функції. Керувати виконанням наявних функцій значно легше, якщо вони:

• зрозумілі;

• кількісно вимірювані;

• розподілені за принципом: "кому і що потрібно робити для прийняття серйозних рішень та врегулювання проблем" (рис. 1.2).

Рис. 1.2. Чинники дієвості та ефективності при прийнятті рішення щодо утримання вулиць мікрорайону міста.

Наведемо ще один приклад "інвентаризації" функцій. Багато організацій мають невикористовуване та непридатне обладнання на робочих площадках, яке інколи займає потрібне для роботи місце. Якщо запитати, чому воно розташоване саме там і не вивозиться, то для пояснення знайдеться багато причин. Але основна із них, про яку, зазвичай, не говорять, це незадовільне господарювання. Результатом роботи з інвентаризації функцій є наведення елементарного порядку в організації, з'ясування і закріплення за працівниками певних видів діяльності та відповідальності.

Крок 2. Створення інформаційної системи управління (ІСУ)

Після проведення інвентаризації управлінських функцій можна буде вирішити, яка інформація важлива для управління функціями, що залишилися. В такому випадку ІСУ повинна будуватися, із урахуванням конкретних потреб організації, а не копіюватись із якого-небудь підручника. Збирати потрібно лише ту інформацію, ті дані, які необхідні для подальшої роботи та успішного виконання функцій. При створенні ІСУ виникає безліч проблем. Інколи система стає занадто заплутаною і через це залишається лише концепцією. Інколи стається так, що система створена, дані й інформація збираються, але не використовуються. Все це приклади неправильного використання ІСУ.

Для забезпечення відповідної якості управління інформаційний процес в організації повинен відповідати таким характеристикам

• повноті та якості інформації;

• цінності та корисності інформації;

• достовірності та точності інформації;