Дипломная работа: Діяльність органів виконавчої влади, функція прийняття рішень
Провівши інвентаризацію функцій, розробивши інформаційну систему і обстеживши організацію, можна сформувати основні напрями і пріоритети діяльності, спрямовані на вдосконалення роботи. Це можна викласти у плані першочергових і довготермінових заходів вирішення проблеми. Нижче наведемо деякі основні моменти проведення обстеження і встановлення фактів.
Отже, першим етапом процесу прийняття управлінських рішень в органах державного управління та органах місцевого самоврядування є обстеження і встановлення фактів.
Основні моменти при проведенні обстеження і встановлення фактів:
1. Проводьте обстеження і роботу з встановлення фактів ретельно, не упускаючи жодного із напрямів діяльності і ресурсів.
2. Підготуйте письмовий перелік усіх об'єктів і заходів.
3. Визначтесь, які заходи повинні здійснюватись Вашою організацією (органом), а які іншими органами чи організаціями.
4. Створіть зручну для практичного використання і надійну інформаційну систему (ІСУ).
5. Проявіть наполегливість під час здійснення Вашої програми (управлінського рішення).
Етап 2. Виявлення проблеми та її аналіз.
Формулювання проблеми - це системний підхід. У практичній діяльності етап визначення проблеми є найважчим. Звичайно буває і так, що проблеми з якими ми зіштовхуємось, є чітко визначеними. Однак трапляються і невизначені, двозначні проблеми, які важко описати. У дослідженні або проектуванні складної системи постановка завдання - це проміжний етап, якому передує довга і складна робота із структуризації вихідної проблеми.
Проблема - це розрив між реальною ситуацією і ціллю, яку треба досягти, або, образно кажучи, це те що утримує Вас (Вашу організацію) від ситуації потрапити з цього місця, де ви перебуваєте, у те місце, куди вам хочеться потрапити.
Це визначення передбачає (проте не завжди) з чого нам потрібно починати роботу. Часом буває так, що нам не цілком зрозуміло, чого ми хочемо, які цілі ставимо перед собою. Отже, якщо не знаємо, чого ми прагнемо, важко визначити, як ми хочемо цього досягнути і чи досягнули вже, чи ні. Така ситуація є типовою як на державному, так і на муніципальному рівнях управління. Відсутність чітких цілей, які є антиподом проблем, приховує самі проблеми. Іноді проблеми приховані під маскою симптомів або навіть рішень.
Симптоми - це ті аспекти проблеми, що візуально спостерігаються, вони є її проявами проблеми. Симптоми рідко прояснюють проблему. Наприклад, в Коломийському районі спостерігається великий відсоток звернень пересічних громадян за допомогою соціального характеру до голови районної державної адміністрації щодо вирішення побутових проблем. Вирішуючи питання побутового характеру, треба мати на увазі те, що самі звернення є симптомом іншої проблеми – недостатньої роботи з громадянами органів місцевого самоврядування – голів сільських та селищних рад. Тобто виникає ситуація, коли є проблема у проблемі.
Рішення також можуть "ховатися" під маскою проблем. Наприклад, у м. Коломия запропонували встановити у будинках лічильники води. Виникає питання: це проблема чи рішення? Звичайно, рішення. Тоді в чому ж проблема? При детальному аналізі виявилося два аспекти. Лічильники води: 1) збільшили б прибутки; 2) зекономили б воду - дефіцитний ресурс. Коли глибше розглянули цю проблему, вона автоматично стала рішенням. Отже, встановлення лічильників було всього одним із рішень цієї подвійної проблеми ресурсів. Визначення рішення як проблеми часто не дозволяє розглянути інші варіанти її вирішення.
Отже, перші кроки в системномуаналізі пов'язані з формулюванням проблеми у випадку, коли проблема є і вже вимагає вирішення. Коли ініціатор системного аналізу (державний орган, замовник, клієнт) вже сформулював свою проблему, системний аналітик знає, що первинне формулювання - лише дуже умовний натяк на те, яким насправді повинно бути ясне робоче формулювання проблеми. Це стосується не лише тих випадків, коли замовник позначає лише сферу інтересів ("як поліпшити пенсійне забезпечення"?, "як підвищити ефективність навчання студентів?"), але й тих, коли він досить конкретний у своїх рішеннях ("який із запропонованих проектів роздержавлення заводу вибрати?") або навіть цілком точний ("де в регіоні побудувати завод будівельних матеріалів?").
Відомо, що є низка об'єктивних причин для того, щоб вважати будь-яке вихідне формулювання проблеми наближеним. Основні з них:
• система, що містить проблему, не є ізольованою чи монолітною. Вона пов'язана з іншими системами і належить як частина до деякої підсистеми;
• вона складається із частин, підсистем, у різній мірі дотичних до цієї проблеми;
• якщо це дійсно реальна проблема і є намір хоча б послабити її гостроту, то необхідно враховувати те, як це позначиться на тих, кого неминуче зачеплять планові зміни.
Отже, до будь-якої реальної проблеми необхідно ставитися не як до окремо взятої, а як до низки проблем. Можна сказати, що етап формулювання проблеми полягає у визначенні проблематики.
Як видно з попередніх висновків, для розширення проблеми потрібна змістовна модель над- і підсистем щодо системи, що містить проблему. У випадку організаційної системи формальна схема, що призводить до наукової змістовної моделі, зображена на рис. 1.4.
Рис. 1.3 Схема входів організаційної (соціотехнічної) системи
В англомовній літературі з аналізу соціотехнічних систем часто використовується подібна модель, що має назву stakeholders, що означає зацікавлені особи.
До переліку зацікавлених осіб рекомендовано залучати:
1. Клієнта, тобто того, хто ставить проблему.
2. Осіб, що приймають рішення, тобто тих, від повноважень яких безпосередньо залежить вирішення проблеми.
3. Учасників як активних, тобто тих, чиї дії вимагаються при вирішенні проблеми, так і пасивних - тих, на кому позначаться (позитивні чи негативні) наслідки вирішення проблеми.
4. Системного аналітика та його співробітників, здебільшого, для того, щоб передбачити можливість мінімізації його впливу на решту зацікавлених осіб - своєрідна "міра безпеки".