Дипломная работа: Діяльність органів виконавчої влади, функція прийняття рішень

Проведені нами спостереження за формулюванням проблем і технологією прийняття управлінських рішень доводять, що практика докорінно відрізняється від запропонованої моделі, що, на нашу думку, єоднією з головних причин низької ефективності діяльності в органах державного управління і місцевого самоврядування.

Отже, найвідповідальніший етап прийняття УР - формулювання проблемної ситуації. Цей процес лише починається з постановки проблеми замовником. Необхідно виявити всіх, на кого так чи інакше вплинуть можливі зміни, і сформулювати проблеми, що виникнуть із цих змін. Отримана множина проблем, названа проблематикою, і є вихідним пунктом для системного аналізу.

Крок 5. Методика виявлення і аналізу проблеми

Аналіз проблеми - двохетапний процес, що складається із перенесення проблеми в ціль і аналізу сил, що сприяють і протидіють досягненню цілі. Важливим етапом, який забезпечує вхід у систему формулювання управлінського рішення, є виявлення проблеми та її аналіз.

Потрібно пам'ятати, що є три категорії проблеми:

• суть проблеми;

• симптоми проблеми;

• рішення, які ми приймаємо

Помилкове прийняття рішення за проблему гірше, ніж ліквідація її симптомів, оскільки воно створює інші можливості її вирішення. Для прикладу візьмемо реальну проблему поганих доріг в Україні. Можна сказати, що ця проблема полягає не в ямах та канавах, а в нестачі людських ресурсів чи грошей. Іншими словами, проблема буде полягати в наступному: "нам потрібно більше працівників" чи "нам потрібно більше бюджетних асигнувань'". Це вже не проблеми. Це рішення.

Для виявлення справжньої проблеми та її аналізу потрібно дати відповіді на запитання:

• у чому суть проблеми (справжньої проблеми)?

• що викликає проблему? (Деякі дорожньо-ремонтні управління, без перепочинку "латаючи" ями та вибоїни на дорогах, часом так і не задумуються над тим, чому ж вони виникають. Якщо вони хоча б інколи задумувалися, то, можливо, діяли б інакше).

• коли і за яких обставин проблема стає проблемою? (Це питання допоможе визначити джерело проблем. Якщо ями з'являються на дорогах кожного разу, коли починається період дощів, і виникають частіше у південній частині міста, яка відзначається горбистою місцевістю, то, можливо, причиною проблеми є забруднені стоки. Розумніше ліквідувати проблему стоків, ніж кожного разу ремонтувати дорогу).

• чия це проблема? (Це питання належить до тих, які починаються зі слова "хто" і на які корисно відповісти, бажаючи вирішити ту чи іншу проблему. Наприклад: хто ще зацікавлений у вирішенні цієї проблеми?, хто із зацікавлених осіб готовий допомогти в її вирішенні?, хто може завадити вирішенню проблеми? Ці питання допомагають чітко бачити правильні шляхи її вирішення).

• що трапиться, якщо ми не будемо вирішувати проблеми? (Ще одне, на перший погляд, дивне запитання). Однак часто трапляється так, що проблеми зникають самі за певний період часу. Проте не можна забувати також, що часто вони можуть досягти критичного стану, якщо заходи їх вирішення не приймати оперативно).

Хоча наведені вище питання більше нагадують збір даних, ніж аналіз, визначено, що розуміння проблем може підвищити ефективність їх вирішення. Щоб переконатися, що опис проблеми зрозумілий для інших, потрібно оцінити її за трьома критеріями: ясність, лаконічність і повнота (рис. 1.4).

Рис. 1.4. Критерії опису проблем

Коли керівник (надалі - менеджер) аналізує проблему з метою її подальшого вирішення, він повинен реально оцінити її терміновість, важливість та реалістичність у вирішенні, відповівши на такі запитання:

• наскільки важливо знайти вирішення проблеми? (Проблема є важливою, якщо ігнорування її може призвести до серйозних наслідків для майбутнього функціонування організації й умов життя населення. Наприклад, нездатність експлуатаційної служби проводити інспекції і чистку каналізації та стоків на регулярній основі).

• наскільки реально вирішити проблему? (Деякі проблеми не можуть бути вирішені при наявних рівнях технологій або вимагають вкладення значних ресурсів).

• чи контролюєте Ви вирішення проблем?

• чи готові Ви відповідати за вирішення проблеми?

Проблеми часто стають проблемами через некомпетентність чи халатне ставлення до справи, яке проявляється упродовж тривалого періоду часу. Вирішення деяких проблем часто вимагає багато часу і навіть пов 'язане з ризиком для кар 'єри.

Ефективне управління - це не лише прийняття рішень та вирішення проблеми. Воно вимагає активності менеджера у пошуках та використання можливостей яку самій організації, так і в її оточенні.

Вирішення проблеми має реагуюче спрямування - у менеджера виникає проблема і він (вона) реагує на неї, намагаючись її вирішити. Можливості вимагають активності - пошуку курсу дій, який є важливим, але не терміновим. Терміновими бувають проблеми, інакше вони не були б проблемами. Є й інші відмінності:

• проблеми часто спрямовані на збереження (виправити, вирішити). Можливості, навпаки, орієнтовані на розвиток;

• можливості - проблематичні, вони передбачають ризик та невизначеність. З іншого боку, проблеми стають ризикованими та невизначеними, якщо їх не вирішити;

• можливості - в майбутньому, а проблеми - в минулому;