Дипломная работа: Составление деловых писем

Что делать, если покупатель получил отказ, но продолжает писать жалобы?

Иногда пишущий сталкивается с ситуацией, когда непрямой подход либо неприемлем, либо он не срабатывает. Если покупатель уже получил письменный отказ и объяснения, но все же продолжает настаивать на своем, то во втором письме следует применить более прямой подход. Если читатель игнорирует Ваше первое письмо с отказом, Вы получаете моральное право писать более прямо.

Как сообщить клиенту, что мы не сможем выполнить его заказ?

Иногда даже самые эффективно работающие организации сталкиваются с ситуацией, когда они не в состоянии выполнить заказ клиента. Причины здесь могут быть самые разные: поломки оборудования, отсутствие продукции на складе, прекращение производства интересующей клиента продукции и т.п. Независимо от причин, в своем письме клиенту Вы должны будете сообщить информацию, которая ему вряд ли понравится. Сделать это лучше таким образом:

начните с благодарности за заказ или с нейтральной мысли, с которой Ваш читатель согласится

объясните, почему Вы не можете выполнить его заказ

сформулируйте отказ кратко, не пользуясь негативным языком

если возможно, сделайте альтернативное предложение

в конце укажите перспективы сотрудничества в будущем.

Вот пример ответа на заказ, который не может быть выполнен в срок, указанный покупателем:

Благодарим Вас за заказ от 17 марта, в котором Вы проявили интерес к нашей продукции. То, что Вы заказали венти