Дипломная работа: Составление деловых писем
Указаны ли должность, фамилия и контактные координаты отправителя?
Приведен ли перечень вложений?
Полезные советы
ЕСЛИ СТИЛЬ И ОФОРМЛЕНИЕ ВАШЕГО ПИСЬМА ВЫБРАНЫ ВЕРНО, ПОЛУЧАТЕЛЮ БУДЕТ ЛЕГКО И ПРИЯТНО РАБОТАТЬ С НИМ!
5. Письма с положительными сообщениями.
Какие сообщения в деловых письмах считаются положительными?
В практике деловой переписки к письмам с хорошими новостями относятся все сообщения, в которых Вы исполняете желание другой стороны. Среди наиболее часто встречающихся типов писем с хорошими новостями — те, в которых пишущий положительно разрешает возникшую ситуацию, удовлетворяет стандартный запрос, продлевает кредит, подтверждает получение заказа. Реакция получателя на такое письмо обычно бывает положительной.
Как должно быть построено письмо с хорошими новостями?
Начинайте сразу с основного сообщения. Поскольку Вы предоставляете положительную информацию, такой подход вызовет доброжелательность читателя и сэкономит и Ваше, и его время.
Представьте второстепенные детали. В письмах с положительными новостями второстепенные детали обычно разъяснительные. Ответьте на все вопросы читателя, которые он задал. Постарайтесь предугадать и ответить на другие возможные вопросы.
Закончите на положительной ноте. Письмо с хорошими новостями должно заканчиваться в такой же прямой манере, в которой и начиналось. Если Вы подтверждаете заказ, будет уместна ссылка на будущее сотрудничество. Завершите сообщение кратким позитивным заявлением.
Как лучше написать клиенту, что его претензии будут удовлетворены?
Если требования клиента справедливы, ему нужно ответить прямо и незамедлительно. Однако, во многих случаях все не так однозначно. Иногда ни одна из сторон не является виноватой. Бывает и так, что установить виновного невозможно.
Если Вы не хотите терять клиента, в тексте письма:
изложите свою точку зрения на причины проблемы, вызвавшей претензии с его стороны.
уменьшите негативные аспекты, избегая критики клиента.
конкретизируйте несколько действий, которые следует предпринять клиенту
в конце письма напишите о будущем сотрудничестве.
Например, чтобы ответить на запрос клиента по поводу замены приобретенной десятикилограммовой упаковки семян газонной травы, которые не взошли, Вы можете расположить основные мысли в следующем порядке:
Обращение: Уважаемый господин Кротов!
Основная идея: Новая упаковка семян «Green grass» высылается Вам абсолютно бесплатно.
Объяснение возможных причин проблемы: В некоторых случаях состав почвы сводит к минимуму всхожесть любых семян для лужайки.
Рекомендации: Рекомендуем перед следующей посадкой провести анализ кислотности почвы на Вашем участке.
Заключение: Для нас важно, чтобы Вы остались удовлетворены.
В какой форме обычно пишутся подтверждения?
Жизнь многих предприятий зависит от объема полученных заказов. Для малого предприятия каждый заказчик особенно важен, поэтому роль писем-подтверждений может быть очень велика.
Составляя письмо, подтверждающее получение заказа:
сообщите клиенту, что заказ получен и выполняется в соответствии с условиями договора
укажите реквизиты заказа, чтобы покупатель не мог его перепутать с другими
если заказ включает поставку, уведомите покупателя, когда это произойдет