Дипломная работа: Составление деловых писем
способствуйте получению новых заказов в будущем.
Хорошее письмо-подтверждение сразу переходит к сути дела:
Уважаемый г-н Петров!
Подтверждаем, что Ваш заказ №18/97 от 04.06.02 на рабочий верстак ВМ-655 получен. Верстак будет отгружен в течение 48 часов с момента получения предоплаты на счет нашей компании.
Мы уверены, что Вы будете довольны верстаком, как и другие наши покупатели. К верстаку прилагается подробная инструкция по эксплуатации. Если же у Вас возникнут вопросы, специалисты службы технической поддержки будут рады Вам помочь.
Если Вас заинтересуют другие ручные или электрические инструменты, прилагаемый каталог познакомит Вас с полным ассортиментом наших товаров.
Используйте прилагаемые бланк для заказов и конверт для размещения Вашего следующего заказа. Мы надеемся, что сможем оказывать Вам услуги и впредь.
Примеры других писем с положительными сообщениями Вы найдете в нашем Практикуме.
6. Письма с нейтральными сообщениями.
Как лучше написать клиенту, что его претензии будут удовлетворены?
Нейтральное письмо, как видно из названия, представляет собой послание, которое не является ни хорошим, ни плохим. Такие письма обычно встречают осторожный интерес со стороны получателя. Некоторые из наиболее распространенных типов нейтральных писем содержат заявки на услуги, запросы на стандартную информацию, или относятся к ведению текущей коммерческой переписки в соответствии с характером деятельности Вашей компании.
Каковы особенности составления нейтральных писем?
Как и письма с хорошими новостями, нейтральные письма должны быть прямыми. Нейтральное письмо обычно также начинается с основной идеи. Если это письмо-запрос, основная идея обычно формулируется в виде просьбы. Далее следуют второстепенные детали и заключение. Чем конкретнее сформулировано основное сообщение нейтрального письма, тем легче Вам будет добиться требуемого ответа.
Как подготовить письмо, содержащее запрос стандартной информации?
Когда Вы читаете в газете рекламное объявление о товаре, который Вас заинтересовал, у Вас могут остаться неразрешенные вопросы. Вы можете обратиться в компанию, позвонив по телефону, либо послать письменный запрос на предоставление стандартной информации.
При запросе повседневной информации:
выразите суть запроса в первом же предложении
задайте все конкретные вопросы, которые Вас интересуют
избегайте многословных формулировок
позитивно и с выражением признательности упомяните действие, которое Вы ждете от читателя.
Вот как выглядит основной текст одного из стандартных писем-запросов:
Основная идея: Пожалуйста, вышлите нам информацию о курсах «Авторемонтное дело для водителей».
Детали запроса: Наша компания располагает небольшим парком автомобилей «Газель», и Ваши курсы могли бы оказаться полезными для наших водителей. Нас также интересует график занятий и возможность оплаты курсов по безналичному расчету.
Заключение: Благодарим за сотрудничество и ждем Вашей информации.
Как составить запрос на размещение заказа?
Когда Вы что-либо заказываете у поставщика, процесс упрощается, если у Вас есть бланк заказа компании-поставщика. В противном случае, вам следует воспользоваться письмами нейтрального формата.
Составляя заказ, придерживайтесь следующих рекомендаций:
начинайте с основного момента: «Пожалуйста, пришлите» или «Просим Вас отгрузить» являются самыми подходящими начальными фразами.
предоставьте продавцу все необходимые данные для того, чтобы немедленно выполнить заказ
укажите схему оплаты, которой Вы будете придерживаться