Книга: У.Дж. Кинг "Неписанные законы инженерной практики"
Естественный вывод предшествующего правила: руководитель должен знать, как двигаются дела на его участке. Основной вопрос: как много деталей дела надо доводить до его сведения. Для нового человека всегда трудный момент определить, какие из подробностей и деталей дела нужно, а какие не нужно доводить до сведения начальника. Многие новички боятся беспокоить начальника многочисленными докладами. Разумеется, верно, что в этом направлении можно переборщить. Но с другой стороны, работа начальника в этом и заключается, чтобы выбирать из всей информации основное и важное. Если он раз скажет: «Не надоедайте мне этими мелочами», - то потом по три раза придется повторить: « Почему мне об этом никто не сказал». Учтите, что начальнику постоянно приходится отчитываться, защищать и разъяснять работу своих подчиненных, т.е. Вашу работу перед вышестоящими лицами. Ему приходится координировать эту Вашу деятельность с другими мероприятиями в рамках большого плана работ и т.д. Короче говоря, правило заключается в том, чтобы быстро снабжать начальника информацией для указанной цели.
Первым выполняйте то, что нужно для начальника
Вы можете считать, что в первую очередь надо выполнять более важные дела, но пока на это Вы не спросили и не получили у начальника разрешения, просто неумно заниматься осуществлением какого-либо проекта в первую голову, если у Вас есть особое задание от начальника. Как правило, начальник имеет основание требовать выполнения своего задания немедленно. А потому наберитесь терпения в деле выполнения другого проекта, который кажется Вам более неотложным и важным.
Заметьте себе также и следующее: если Вас обязали что-либо сделать, а Вы впоследствии решили, что этого делать не стоит в связи с новыми данными или совершившимися событиями, не следует просто забывать об этом деле – информируйте начальника о своих соображениях и намерениях. Небрежность в этом отношении во многих случаях вызывает неприятности.
Не стремитесь ходить на поводу у своего начальника. Это другая сторона вопроса, затрагиваемая предшествующими правилами. Среди молодых инженеров есть в ходу излишнее внимание, переходящее иногда в подхалимство, по отношению к своему начальнику. Работник с такой психологией может:
1. Непрестанно досаждать начальнику просьбами о мелких указаниях и разрешениях.
2. Утерять собственную инициативу и заставить начальника думать за себя.
3. Упорствовать в выполнении ранее предначертанного плана даже тогда, когда новые факты доказали его неправильность.
В этих моментах проявляется отличие технической организации от армии. Вообще программа действий, предлагаемая главой отдела или цеха, является экспериментальной, а не связанной и неприкосновенной. Ее следует придерживаться до тех пор, пока не предложена и не опробована лучшая программа.
Правило должно заключаться в том, чтобы рапортовать начальнику через некоторые промежутки времени о том, что Вы сделали, и спрашивать его одобрения и разрешения на осуществление хорошо обдуманных и спланированных отклонений от предначертанной программы действий или претворения в жизнь новых проектов.
О взаимоотношениях с сотрудниками и посторонними служащими
Никогда не посещайте другой отдел или организацию, не спросив разрешения или не поставив в известность начальника этого участка. Это обычное нарушение неписанного правила влечет за собой неисчислимые неприятности. Могут быть исключения в различных мелких деталях, но правило это, в частности, должно применяться в следующих случаях:
1. Предложения работы подчиненному никогда нельзя делать, не заручившись, первым долгом, разрешением его начальника. У начальника могут быть веские доводы, ознакомившись с которыми Вы откажетесь от своего решения приглашать на работу его подчиненного.
2. Без уведомления начальника никогда нельзя уславливаться с подчиненным о каком-либо деловом свидании вне службы, поездке и т.д. Как бы Вы сами себя почувствовали, если бы Вы обратились к своему подчиненному по какому-либо делу, вызвали бы его, а Вам бы сказали, что кто-либо другой послал его в командировку без Вашего ведома. Если к тому же Ваш подчиненный Вам нужен спешно для выполнения какого-нибудь неотложного дела.
3. Имея дело с посторонними лицами или заказчиками, особенно при написании проектов каких-либо сделок и т.д., надо всегда иметь в виду, что Вы находитесь в пределах юрисдикции местного начальника. Поэтому все дела должны совершаться с ведома этого облеченного полномочиями на данном участке лица.
4. Если Вы выполняете в силу необходимости функции, являющиеся обязанностью других организаций, отступления от этого правила всегда сопровождаются крупными неприятностями и обвинениями.
Правило это основывается на трех нижеизложенных принципах:
1. Большинство людей не любят сильнейшим образом, чтобы кто-либо вторгался на их территорию, подрывая их работу взятием на себя их функций.
2. Такое вмешательство порождает беспорядок и ошибки. Всегда полномочное лицо знает о своем деле больше, чем Вы, даже в том случае, когда Вы думаете, что знаете больше; у настоящего хозяина шансов больше, потому что Вы всегда можете не учесть какого-нибудь важного фактора.
3. В девяти случаях из десяти: если Вы исполняете чужие дела, Вы пренебрегаете своими собственными делами. Очень редко у инженера или мастера на своем участке дела идут так блестяще, чтобы он мог пренебрегать своими делами и помогать своим коллегам.
Существенное примечание к последнему принципу: общее правило таково, что Вы не получите ни благодарности, ни похвалы, если станете делать дело своего сотрудника в ущерб своему собственному. Но зачастую бывает и так: если Вы наладите безукоризненным образом свои собственные дела и станете проявлять понимание и активный интерес к делам других отделов – это может привести к Вашему выдвижению на место с большей ответственностью. Многие выдвинулись благодаря проявленной ими способности вникать и заботиться о делах товарищей по работе, как о своих собственных делах.
В любом деле остерегайтесь обойти кого-нибудь, кто имеет право участвовать в рассмотрении этого вопроса
В большой организации очень легко обойти интересы отдела или лица при заключении какого-либо соглашения и т.п. Представитель этого отдела или лицо могут отсутствовать и т.п. при рассмотрении такого вопроса. Часто в этом случае весь вопрос необходимо вновь пересматривать. В противном случае будут неприятности, может быть нанесен ущерб производству. Даже если ничего плохого и не может произойти, люди не любят, чтобы их оставляли в стороне. Так что могут возникнуть неприятности во взаимоотношениях и т.д. Разумеется, бывают моменты, когда нельзя ждать и церемониться. Вы должны тогда действовать напролом. Но этого безнаказанно нельзя делать слишком часто. Заметьте, что в этих моментах главная опасность лежит в том, что Вы вторгаетесь на «чужую территорию», вмешиваетесь в чужие дела без разрешения. В известных случаях Вы можете счесть для себя выгодным сделать чужую работу с тем, чтобы это принесло пользу для Вашего собственного дела. Но перед этим надо как следует договориться обо всех условиях, вытекающих из такой помощи. Если Вы этого не сделаете, можете остаться в накладе: будет нанесен ущерб Вашему собственному делу.
Будьте внимательны в отношении заметок, копий бумаг, писем, записок, когда в этих делах заинтересованы другие предприятия и отделы.
Много неприятностей могут причинить молодые люди, разглашающие данные, из-за которых предприятие может потерпеть ущерб и потерять репутацию. Разумеется, для новичка трудно обнаружить «динамит» в каком-нибудь документе. Первым отличительным признаком такой бумаги являются такие моменты в ее содержании, которые касаются каких-либо трудностей, испытываемых производством, которые представляют собой обвинения кого-либо в служебных преступлениях и т.д. Также имейте в виду, что если Вы игнорируете или не принимаете в расчет обязательства другого лица, Вы этим освобождаете его от ответственности и возлагаете на себя его ответственность. Разумеется, это иногда необходимо сделать. Но в этом случае надо поступать вполне обдуманно. В идеальном случае обязательства другого лица должны быть существенным аргументом в ориентировочном планировании своей работы.
Если Вы недовольны работой другого отдела, выражайте претензии тому из работников этого отдела, который непосредственно отвечает за получающиеся недочеты.
Жалоба начальству на этого работника вызывает самые строгие меры по отношению к нему. Это нужно делать только тогда, когда непосредственное обращение не поможет. Во многих случаях эти жалобы начальству делают так быстро после персонального обращения к виновнику, что этот последний не имеет возможности исправить свои ошибки, а иногда и раньше, чем он сам узнает о чьем-либо недовольстве. Эти положения относятся к таким лицам, с которыми Вы привыкли вести дела непосредственно или находитесь с ними в дружеских отношениях или в тех случаях, когда Вы точно знаете имя лица, который непосредственно повинен в упущении. Разумеется, нормально более правильным будет приносить жалобу непосредственно главе отдела или цеха. Несомненно, это обеспечит быстрый и положительный результат. Но ни один человек не простит Вам жалобы на него начальнику, если Вы предварительно не дали ему самому исправить свою ошибку.
Следующим действием, идущим вслед непосредственной жалобе, является посылка начальника виновника упущения копии бумаги, где содержится жалоба и критика действий его подчиненного. И в этом случае надо ясно представлять последствия такого поступка.
В делах с покупателями и посторонними деловыми представителями следует всегда помнить, что Вы представляете фирму. Возможно, что Вы только несколько месяцев оставили студенческую скамью, но большинство посторонних деловых представителей будут рассматривать Вас, как официального технического и финансового представителя Вашей фирмы во всех вопросах.