Контрольная работа: Анализ данных в среде СУБД Access

возможностью формализации управленческих процедур;

уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров;

наличием информационной базы и технических средств.

Электронный архив - ядро информационной системы и централизованное хранилище документов.

Электронный архив - комплексное решение по созданию и наполнению электронного архива документов, обеспечению их надежного хранения и оперативной доступности, а значит - эффективного использования.

Включение в электронный архив микрофильмов и документации на бумаге позволит использовать "золотой запас" знаний, накопленных за годы существования министерства и подведомственных организаций и предприятий, когда автоматизированные системы ещё не были внедрены. Учитывая тот факт, что многие бумажные архивные документы имеют очень низкое качество и с течением времени часть из них сильно ветшает, при построении электронного архива необходимо уделить самое пристальное внимание процессу подбора специализированного сканирующего оборудования и построению технологии сканирования.

Современный электронный архив становится объединяющей основой всех внедренных информационных систем, включая управление, электронный документооборот, финансовое и бухгалтерское ПО, электронную почту и т.д.

Систематизируя хранение разнородных документов, электронный архив обеспечивает поддержку всей деятельности министерства и выполняет важную функцию - сохранение знаний и технологий министерства и подведомственных ему организаций и предприятий.

В едином хранилище данных хранятся все файлы: электронные образы бумажных документов и файлы документов, изначально созданных в электронном виде.

Единая информационно-поисковая система электронного архива и СЭД позволяет найти любой документ вне зависимости от того, когда и кем он был создан.

2. Сохранение баз данных

Сохранение - сохранение текущего состояния объекта базы данных для дальнейшего использования. В Access не нужно сохранять запись, поскольку все изменения сохраняется сразу же после перехода к другой записи. Однако все новые и измененные объекты необходимо сохранять.

3. Способы создания таблицы базы данных

В Access используются три способа создания таблиц: путем ввода данных, с помощью Конструктора таблиц и с помощью Мастера создания таблиц. Для каждого из этих способов существует специальный ярлык новых объектов в списке таблиц. Если вы создали новый файл базы данных, то, кроме этих ярлыков, в списке таблиц больше ничего нет.

Если эти ярлыки не видны, необходимо открыть окно Параметры (с помощью команды Сервис, Параметры) затем раскрыть вкладку Вид и установить флажок новые ярлыки объектов.

Если вы не отображаете ярлыки новых объектов в окне базы данных, то для создания новой таблицы нужно раскрыть список таблиц, щелкнув по ярлыку Таблицы на панели объектов окна базы данных, и затем нажать кнопку Создать. Тогда появится диалоговое окно Новая таблица, в котором вы и должны выбрать способ создания таблицы (рис.1).

Рис.1. Диалоговое окно Новая таблица

И, наконец, на панели инструментов Access расположена кнопка Новый объект. Если щелкнуть мышью по стрелке, которая находится на ней справа, и выбрать из меню объект Таблица, то откроется то же диалоговое окно Новая таблица.

Для создания новой таблицы можно воспользоваться любым из описанных способов. Обычно создание таблиц путем ввода данных используют тогда, когда структура таблицы очень проста, например справочник. Тогда Access сама догадывается о том, как установить свойства полей. Потом можно переключить таблицу в режим Конструктора и посмотреть, как эти свойства будут установлены. Использование Мастера таблиц оправдано, если нужно создать какую-то типовую таблицу, пользуясь шаблонами, которые он предложит. Режим Конструктора наиболее часто применяется пользователями и может вам тоже потребоваться для просмотра структуры таблицы или для изменения данной структуры. Поэтому знать его небесполезно.

4. Создание таблицы путем ввода данных

Если вы затрудняетесь сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис.2).

Рис.2. Создание таблицы путем ввода данных

Для этого необходимо:

Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.

Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1, Поле2 и т.д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.

Рис.3 Таблица и поля по умолчанию

В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.

Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выберите из контекстного меню команду Переименовать столбец. После этого стандартное название столбца подсвечивается, и вы можете вводить свое название.

По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).