Контрольная работа: Анализ данных в среде СУБД Access

Нажмите кнопку ОК.

В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы выберите команду Файл, Сохранить или нажмите на кнопку Сохранить на панели инструментов Режим формы. В поле Имя формы появившегося диалогового окна Сохранение введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

7. Ввод и добавление записей

Таблица, открытая в режиме таблицы, похожа на лист Excel, так что можно вводить или вставлять данные в одно или несколько полей - как в ячейки листа.

Ввод данных в таблицу:

В области переходов дважды щелкните нужную таблицу.

По умолчанию приложение Access открывает таблицу в режиме таблицы - в виде сетки, похожей на лист Excel.

Щелкните первое поле, которое требуется заполнить, или иным образом установите фокус на это поле, и введите данные.

Для перемещения на следующее поле в той же строке нажмите клавишу TAB, клавиши ВЛЕВО или ВПРАВО или щелкните ячейку следующего поля.

Если была нажата клавиша TAB, приложение Access по умолчанию использует региональные параметры Windows, чтобы определить, в каком направлении перемещать курсор: влево или вправо. Если используется язык с направлением письма слева направо, при нажатии клавиши TAB курсор перемещается вправо. В противном случае при нажатии клавиши TAB курсор перемещается влево.

Чтобы перейти к следующей ячейке в столбце, нажмите клавишу ВВЕРХ или ВНИЗ, или щелкните нужную ячейку.

8. Отчеты и способы их создания

Отчет - это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор

Мастер отчетов

Автоотчет: в столбец

Автоотчет: ленточный

Мастер диаграмм

Почтовые наклейки

Мастер отчетов позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения.

Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия:

В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет.

Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный.

В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос.

Щелкнуть на кнопке ОК.

Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде.

В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.

9. Редактирование диаграмм

Чтобы создать сводную диаграмму:

1. Откройте страницу доступа.