Контрольная работа: Деловое общение
И если вас действительно об этом попросят, не полагайтесь на память, сразу же зафиксируйте просьбу и положите записку на стол коллеге.
6. Записывайте нужные телефоны с обязательным указанием фамилии, имени и отчества, учреждения или того конкретного дела, по которому связаны с этим человеком.
При этом придерживайтесь следующих правил:
не задерживайте собеседника и делайте первичную запись на календаре, а затем перенесите ее туда, где ей следует находиться;
любой номер телефона, которым вы заведомо воспользуетесь больше двух-трех раз, должен быть занесен в записную книжку;
раз в полгода ревизуйте ее и вычеркивайте номера, которые больше не
потребуются;
каждый год-два меняйте записную книжку, а старые не выбрасывайте.
7. Для ответственных телефонных переговоров (международных, вышестоящему руководству и т.д.) следует предварительно набросать перечень вопросов, чтобы в волнении или спешке не упустить важные моменты.
8. Старайтесь звонить своему абоненту во второй половине дня (если неизвестно другое более удобное время), не сбивайте его с рабочего ритма. Когда он с наибольшим успехом решает свои главные задачи.
9. Этика телефонного общения предписывает всегда назвать себя, прежде чем начать разговор, даже если вы рассчитываете, что вас узнают по голосу.
10. Все разговоры следует вести доброжелательным тоном. Если даже ответ точен, полон, но дан в грубой, нетактичной форме, это наносит ущерб авторитету и работника, и организации, которую он представляет, отрицательно сказывается на сущности дела.
11. Если у вас есть секретарь, поручайте ему помнить тот круг лиц и организаций, с которыми вас следует соединить в определённое время. Кроме того, он должен знать характер вопросов, входящих в компетенцию руководителя и других работников организации, и направлять абонента к соответствующему сотруднику.
12. Запись телефонограмм ускоряется и становиться безошибочной, если к телефону подключен диктофон.
• Снимайте трубку после второго - третьего звонка.
• Избегайте слов "да", "алло", "говорите". Поздоровайтесь, назовите свою фамилию, имя, отчество, организацию.
• Внимательно слушайте собеседника, не перебивайте его без необходимости.
• Говорите коротко, четко формулируя фразы.
Правила ведения телефонного разговора • Следите за дикцией, ваш тон должен быть доброжелателен.
• Тщательно готовьтесь к деловому телефонному разговору, напишите заранее ключевые слова и понятия.
• В конце длительного телефонного разговора кратко подведите его итоги.
• Приучайте себя записывать краткое содержание делового телефонного разговора.
• Выбирайте наиболее подходящее время для делового телефонного звонка.
• Прекращайте разговор, как только вы достигли своей цели.
Грубые нарушения этикета телефонных переговоров
Долго не снимать трубку после звонка.
Не перезвонить, когда вашего звонка ждут или при нарушении связи.
Начинать долгий разговор, не выяснив предварительно, есть ли у собеседника время на это.
Заставлять собеседника долго ждать, когда говорите по другому телефону.