Контрольная работа: Основные возможности Microsoft Office Outlook

Рис.3. Окно Outlook сегодня

Для изменения настроек данного представления щелкните на поле Настройка "Outlook сегодня" в верхнем правом углу. Откроется окно настройки (рис.4). Назначения параметров настройки Outlook сегодня приведены в табл.1.

Рис.4. Настройка Outlook сегодня

Выбор задач, которые следует отображать

Стили

Таблица 1. Назначение параметров настройки Outlook сегодня

Параметр	Назначение параметра
Запуск	Установите флажок, если вы хотите при запуске открывать окно Outlook сегодня
Сообщения	Выбор папок с элементами типа Сообщение для отображения их а данном представлении. По умолчанию Outlook отображает количество элементов в папках Входящие, Исходящие, Черновики
Календарь	В раскрывающемся списке можно выбрать количество дней, элементы которых будут отображаться. По умолчанию Outlook отображает встречи за последние пять дней
Задачи	В раскрывающемся списке можно выбрать один из пяти стилей Outlook сегодня: Стандартный, Стандартный (две колонки), Стандартный (одна колонка), Лето, Зима

После внесения изменений в настройки нажмите кнопку Сохранить изменения в правом верхнем углу.

Календарь

Календарь используется для планирования предстоящей деятельности и напоминания о встречах, собраниях, важных событиях и для ведения дел. Встреча - это мероприятие, для которого в Календаре резервируется время, но на которое не приглашаются люди и для которого не привлекаются ресурсы. Собрание - это встреча, на которую приглашаются люди и привлекаются ресурсы. Событие - это мероприятие продолжительностью не менее 24 ч. Для открытия календаря щелкните по ярлыку Календарь на панели Outlook. Откроется окно Календаря (рис.5). Панель просмотра информации Календаря разделена на три части:

1. список встреч (слева) отображает текущий день с расписанными по часам встречами, событиями и собраниями;

2. календарь (справа вверху) отображает дни текущего месяца;

3. панель задач отображает текущие задачи. Дата в Календаре, выделенная жирным шрифтом, обозначает, что на этот день запланировано мероприятие. Щелкнув по дате на Календаре, вы можете просмотреть расписание на этот день. Для выделения несмежных дней в Календаре щелкните по нужным дням, удерживая клавишу Ctrl. Чтобы перенести мероприятие на другой день, перетащите его название из Календаря на другую дату в календаре, расположенном в верхнем углу окна Календарь (рис.5). Панель задач в Календаре представляет список задач, содержащихся в папке Задачи, который можно просматривать разными способами, По умолчанию устанавливается представление Задачи на сегодня. Это представление можно изменить.

Изменение представления задач в Календаре

1. Выберите команду Представление задач в меню Вид. 2. Появится список представлений панели задач: все задачи, задачи на сегодня, активные задачи для выделенных дней, задачи на следующие 7 дней, просроченные задачи, задачи, завершенные в выбранные дни. Отметьте нужное представление. 3. Установите или снимите флажок Включить задачи без даты завершения. Перенеся задачу из панели задач в Календарь, вы запланируете время работы над ней. Все изменения задач на панели отражаются в папке Задачи.

Рис.5. Окно папки Календарь

Рассмотрим, как запланировать предстоящее мероприятие с помощью Календаря на примере создания встречи. Для создания встречи существует несколько способов. Вот два из них.

Создание новой встречи (первый способ)

Раскройте папку Календарь.

Выберите в меню Файл команду Создать, в раскрывшемся меню выберите Встреча.

На экране появится форма ввода информации (Рис.6).

В поле Тема введите описание - семинар.

В поле Место определите место встречи - КУДИЦ.

Введите время начала и время окончания встречи, соответственно. 7. Установите прочие параметры по мере необходимости.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть. В вашем Календаре появилась запись о предстоящем семинаре (Рис.6).

Рис.6. Форма Встреча

Создание новей встречи (второй способ)

Выделите интервал времени в нужный день на панели Список встреч.

Щелкните по нему правой кнопкой мыши.

Выберите в открывшемся меню команду Создать встречу.

Заполните поля формы Встреча.