Контрольная работа: Основные возможности Microsoft Office Outlook
Доступ к файлам, их просмотр и совместное использование
Имена файлов и папок отображаются в Outlook так же, как и в Проводнике Windows. Просмотр папок и файлов в Outlook осуществляется посредством группы Другие ярлыки на панели Outlook.
Просмотр папки или файла
Щелкните левой кнопкой мыши по названию группы Другие ярлыки.
Щелкните по ярлыку Мой компьютер; в области просмотра информации появятся доступные диски, папки и файлы (рис.23). Форма представления данных устанавливается выбором команды Текущее представление в меню Вид. Если на компьютере установлены программы Excel или Word, можно создать файл, не выходя из Outlook, выбрав команду Создать документ Office в меню Файл.
Рис.23. Просмотр файлов и папок в окне Outlook
В Outlook можно задавать поиск любых файлов по заданным условиям, выбрав команду Расширенный поиск в меню Сервис. После нажатия кнопки Найти отобранные элементы выводятся в области Результат поиска (рис.24).
Рис.24. Список найденных файлов
Найденные файлы можно сортировать, группировать, задавая параметры команды Текущее представление в меню Вид (рис.25). Для организации удобного хранения информации в Outlook можно использовать папки, ярлыки которых доступны при выборе панели Другие ярлыки и находятся слева в диалоговом окне программы. Средства создания ярлыка пользовательской папки в любой группе такие же, как ив Проводнике. Использование общих папок или совместное использование папок возможно, только если вашим администратором организована система разграничения прав совместного доступа и использования папок.
Рис.25. Группировка найденных файлов
Электронная почта
Мы уже говорили о том, что Microsoft Outlook можно использовать для организации личной деятельности, но только коллективная работа с Outlook позволяет реализовать все возможности, одна из которых - обмен сообщениями электронной почты. Электронная почта в настоящее время является одним из основных способов оперативного обмена деловой информацией. Она позволяет вести переписку, отправлять сообщения, добавлять в них вложенные файлы, а также отвечать на приглашения и т.п. Для отправки, хранения и получения сообщений и элементов Outlook, а также для задания места хранения сведений Outlook используется группа настроек, называемая информационной службой. Примеры информационных служб: оперативная служба Microsoft Network, сервер Microsoft Exchange. Если планируется использование в Outlook средств электронной почты, необходимо включить в конфигурацию соответствующую информационную службу. Информационную службу электронной почты в любой момент можно добавить или удалить. Если конфигурация уже создана администратором и в ней установлена информационная служба и параметры электронной почты пользователя, то можно приступать к настройке электронной почты в Outlook.
Как настроить электронную почтуНастройка электронной почты
В меню Сервис выберите пункт Параметры.
На закладке Настройки нажмите кнопку Параметры почты.
В открывшемся окне (рис.26) отметьте флажками те пункты, которые вам нужны.
Рис.26. Окно Параметры электронной почты
Если вы ведете интенсивную. электронную переписку с постоянным кругом адресатов, держать в памяти электронные адреса всех своих партнеров сложно. Для того чтобы адреса и имена ваших партнеров заносились в папку Контакты автоматически, Необходимо отметить флажком пункт Адреса, по которым я отвечаю, помещать в папку. Для установки дополнительных параметров воспользуйтесь кнопкой Дополнительные параметры (рис.27). В зависимости от установленных флажков в группе При получении сообщения Outlook может подать звуковой сигнал, изменить на время вид курсора. Воспользовавшись кнопкой Параметры отслеживания в окне Параметры электронной почты, вы сможете установить автоматическую обработку уведомлений о доставке сообщений.
Рис.27. Окно Дополнительные параметры электронной почты
Как получить и просмотреть почту
Откройте папку Входящие, щелкнув по ее ярлыку на панели Outlook (рис.28). В левом верхнем окне, рядом с названием папки, показано число полученных вами сообщений. Рабочее поле состоит из двух частей:
списка сообщений;
текста сообщения (выделенного).
Список сообщений содержит данные о письмах, имеющихся в текущей папке. К этим данным относятся: Автор сообщения (поле От), Тема сообщения (поле Тема), Дата получения (поле Получено). В поле текста сообщения показывается содержимое текущего сообщения (выделенного синим цветом). Заголовки писем, которые вы еще не прочитали, отмечены значком запечатанного конверта, в отличие от них прочтенные письма - значком открытого конверта. Скрепка рядом с заголовком письма показывает на то, что в письме имеется вложенный файл. Красный восклицательный знак рядом со значком конверта указывает на высокую важность сообщения, синяя стрелка вниз - на низкую.
Рис.28. Окно просмотра папки Входящие
Как написать электронное письмо
В принципе электронная переписка ничем не отличается от обычной бумажной. Электронное письмо должно быть грамотно составлено, перед отправкой надо тщательно проверить орфографию. Суть должна быть изложена кратко и четко, тем более что скорость общения по электронной почте позволяет получателю письма быстро запросить у отправителя интересующие его подробности. Письмо должно быть написано в обычном деловом стиле, без употребления жаргона и нестандартных сокращений. Письмо следует начинать с приветствия. Дата и электронный адрес могут и не проставляться, так как они указываются в заголовке письма. И наконец, как и на обычные письма, на электронные письма желательно отвечать, хотя бы кратко, что письмо принято к сведению. Если вам нужно разослать приглашения, поздравления, вы можете воспользоваться бланками-шаблонами.