Контрольная работа: Основные возможности Microsoft Office Outlook

Создание повторяющейся встречи

Выберите команду Создать повторяющуюся встречу в меню Действия.

На экране появится форма Повторение встречи.

В поле Время встречи вредите время начала (12.30) и время окончания (13.00).

В поле Повторять отметьте ежемесячно, повторять 14 числа каждого 1 месяца.

В поле Пределы повторения введите б в пункт Завершить после _ повторений.

Нажмите ОК.

Откроется форма Повторяющаяся встреча, похожая на форму Встреча, используемую при создании единичной встречи.

В поле Тема введите - семинар. В поле Место введите - КУДИЦ.

Сохраните запись, нажав кнопку Сохранить и закрыть.

Создать повторяющуюся встречу можно и из единичной. В раскрытом окне Встреча нажмите кнопку Повторение, появится диалоговое окно Повторение встречи. Закладка Планирование позволяет быстро организовать собрание с участием нескольких лиц (рис.7). При выборе времени собрания и определении списка участников формируется расписание каждого участника. Средство автовыбора позволяет найти интервал времени, удобный для всех. Если кто-то находится в другом часовом поясе, просмотрите время собрания в этом поясе. Определив время собрания, можно рассылать приглашения участникам.

Рис.7. Закладка Планирование

Имеется возможность добавлять в Календарь национальные и международные праздники, быстро переключать часовой пояс в Outlook, при этом Календарь продолжает отображать и время в начальном часовом поясе.

Настройка Параметров Календаря

Вызовите команду Параметры из меню Сервис.

Нажмите кнопку Параметры календаря, откроется окно, позволяющее настроить параметры Календаря (рис.8).

Рис.8. Параметры Календаря

Контакты

Папка Контакты - электронная адресная и телефонная книга (рис.9) предназначена для хранения сведений о людях и организациях (контактах). В Контактах может храниться почтовый адрес, адрес электронной почты, несколько номеров телефонов и другие всевозможные сведения, касающиеся контактного лица, должность, день рождения. Элемент Контакт может содержать более 100 стандартных полей со сведениями о корреспонденте.

Рис.9. Окно Outlook с раскрытой папкой Контакты

Создание нового контакта

Выберите в меню Файл команду Создать контакт, появится форма контакта с открытой закладкой Общие, которая содержит пять областей с полями общей информации о контакте (имя контакта, телефоны, адрес, электронная почта и WWW-адрес, описание).

Заполните поля диалогового окна для формирования контакта (рис.10).

Нажмите кнопку Сохранить и закрыть.

Рис.10. Закладка Общие формы Контакт

Для каждого контакта задается до трех адресов (рабочий, домашний или дополнительный). Отметьте один из них как почтовый, для использования его на конвертах, наклейках и при слиянии документов в Word. Данные в карточке о контакте помещаются в отдельные поля. Это позволяет сортировать, группировать и фильтровать контакты. Помимо закладки Общие форма Контакт имеет еще четыре закладки: Подробности, Действия, Сертификаты, Все поля. На закладке Подробности можно ввести дополнительную информацию о контакте (деловые подробности, личные подробности и т.д.). На закладке Действия отображаются все действия, связанные или назначенные контакту (встречи, задачи, сообщения и т.д.). Можно быстро просматривать все данные о контактах, например дату и тему полученных электронных сообщений.