Контрольная работа: Основные возможности Microsoft Office Outlook
Откройте нужный контакт, щелкнув по нему мышью (например, Arkadii Lyubarev).
Перейдите на закладку Действия.
В поле Показать выберите Электронная почта.
В окне появились все электронные сообщения выбранного контакта (рис.11).
Рис.11. Окно данных о контакте в электронной почте
Закладка Сертификаты служит для назначения определенного цифрового сертификата безопасности при отправке сообщений данному контакту. Закладка Все поля дает возможность просматривать всю информацию по контакту и вводить дополнительную. С помощью команд меню Действия для контакта можно задать поручение, адресовать приглашение на собрание и т.п. (рис.12). Если есть модем, Outlook набирает номер телефона контакта. Очень часто требуется выполнить одни и те же процедуры для нескольких клиентов. Например, если нужно отправить приглашение всем участникам собрания, Outlook предоставляет возможность объединения контактов в специальные группы рассылки.
Рис.12. Команды меню Действия
Создание списка рассылки
Выберите пункт Создать список рассылки в меню Действия.
На закладке Члены заполните поле Имя (например, участники собрания).
Наймите кнопку Выберите членов.
Выберите нужный контакт и нажмите кнопку Добавить.
Повторите пункт 4 для всех участников.
Нажмите кнопку ОК, затем кнопку Сохранить и закрыть.
Папка Контакты имеет семь стандартных представлений (табл.2). Группировка элементов по местоположению По отметке "К исполнению".
| Представление | Отображаемые элементы |
| Адресные карточки | Отображает краткую информацию о каждом контакте в виде визитной карточки |
| Подробные адресные карточки | Отображает полную информацию о каждом контакте в виде визитной карточки |
| Список телефонов | Табличное представление всех контактов |
| По категориям | Группировка элементов по категориям |
| По организациям | Группировка элементов по организациям |
| По местоположению | Группировка элементов по отметке К исполнению |
Таблица 2. Представления папки Контакты
Адресная книга и контакты
Windows имеет встроенное приложение для работы с контактами; это адресная книга, но возможности адресной книги Outlook гораздо больше, чем адресной книги Windows. Часто, работая с другими приложениями Windows, приходится использовать данные из адресной книги. Для того чтобы папка Контакты отображала свою информацию в адресной книге Windows, необходимо установить специальный параметр.
Изменение параметров папки Контакты
Нажмите правую клавишу мыши, установив указатель на ярлыке Контакты.
В появившемся контекстном меню выберите пункт Свойства (откроется диалоговое окно Свойства папки "Контакты").
На закладке Адресная книга Outlook отметьте флажок Показать эту папку как адресную книгу.
Нажмите кнопку ОК.
Задачи
Задача - это любое дело или поручение, личное или служебное, сведения о степени выполнений которого хранятся в Outlook (рис.13).
Рис.13. Окно Outlook с раскрытой папкой Задачи
Задачи бывают разовыми или повторяющимися. Повторение задачи происходит с регулярными интервалами, например написание ежеквартального отчета о проделанной работе. Существует возможность добавить в список задач Outlook ту, которую следует выполнить для активного документа Word. Например, рецензия на документ должна быть готова к определенной дате. Можно открыть документ и, находясь в текстовом редакторе Word, добавить соответствующую задачу в Outlook. Задачи можно перемещать в списке. Присваивая задачам различные приоритеты, можно сортировать их, располагая по степени важности.