Контрольная работа: Правила оформления документов

Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей, например 25-05/53, где 25 – индекс структурного подразделения, номер дела в номенклатуре, 53 – порядковый номер отправляемого документа.

Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланках оформляются в виде трафарета: __________________№ __________.

Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа (13). Данный реквизит присутствует на бланке для писем, так как предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом. Например, на №01-13/121 ОТ 02.03.2009г. На бланках для писем он оформляется в виде трафарета: на № _____________ от _______________.

Гриф ограничения доступа (15). Данный реквизит свидетельствует о конфиденциальности информации, содержащейся в документе, и наличии ограничения доступа и ознакомления с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.

Реквизит располагается на правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля.

При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 ноября 1992г. № 670.

Гриф ограничения доступа проставляется не только на самом документа, но и на всех его частях, способных выступать в качестве самостоятельной единицы при работе с данным документом в процессе решения того или иного вопроса, например на приложении к документу.

Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например:

Коммерческая тайна

Экз. №2

Рассматриваемый реквизит может быть дополнен указанием срока его действия, например:

Коммерческая тайна

(до 21.05.2009)

Экз. № 2

При снятии гриф зачеркивается с проставлением на документе соответствующей отметки (штампа) и подписи уполномоченного должностного лица, например:

Ограничения сняты

(подпись) О.В. Яглов

20.10.2009

Адресат (16). Реквизит проставляется в правой верхней части документа от четвертого положения табулятора.

Адресат – сложный реквизит, включающий в себя следующие части:

1. Наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);

2. Указание должности и фамилия получателя (в дательном падеже);

3. Почтовый адрес.

Например:

Белорусский филиал «Мосэнергобанк»

Начальнику управления инженерно-инвестиционной

деятельности г-ну Давыдову О.М.

ул. Луговая, 61, 220078, г. Минск

Состав реквизита меняется в зависимости от адресата и вида документа. Так, в случае внутреннего документа указывается лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ.