Контрольная работа: Правила оформления документов

В первом случае гриф состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименование учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишется слово УТВЕРЖДЕНО, указываются вид распорядительного документа,его номер и дата. Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ набираются прописными буквами без кавычек и пробелов.

Для удостоверения наиболее важных документов ставится печать, свидетельствующая об их подлинности.

Печать (27). Проставляется таким образом, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной подписи подписавшего документ.

Например:

Директор завода (подпись) С.А.Киселев

Печать делятся на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное название организации. Кроме гербовой печати в организации бывает несколько простых печатей. Они могут иметь различную форму: квадратную, прямоугольную, треугольную, круглую. Место герба занимает название организации или ее структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительных документов, копии документов, пропуск и др.

Текст (21). Текст – основной реквизит документа. его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту» от нулевого положения табулятора.

Текст документа на бланках формата А4 печатают через один межстрочный интервал, на бланках формат А5 – через 14 пт. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через полтора межстрочных интервала.

Абзацы в тексте печатаются от первого положения табулятора. Нормальным считается абзац, содержащий не более 2-3 предложений. Текст документа обычно включает две смысловые части. В первой указывается основание или причина создания документа,во второй - выводы,

При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы:

1. Достоверность и объективность содержания;

2. Полнота информации;

3. Краткость изложения;

4. Унификация и стандартизация языка и стиля документа;

5. Нейтральность тона.

К элементу текста относят заголовок к тексту и отметку о наличии приложения.

Заголовок к тексту (19). Реквизит предназначен для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа.

Заголовок текста печатается флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков, то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.

Отметка о наличии приложения (22). Данный реквизит обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.

Слово «Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие. Этот реквизит оформляется следующим образом:

Приложение: на 20 л. в 3 экз.

Гриф приложения (24). Да нный реквизит, указывающий на связь приложения с основным документом, размещают в правом верхнем углу первой страницы приложения. Реквизит включает: слово «Приложение», порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер. Например:

Приложение 2

к приказу директора БелГИСС

25.04.2004 №11

Служебные отметки на документах

Резолюция (18). Реквизит содержит указания руководителя по исполнению документа. Он включает:

1. Фамилию, инициалы исполнителя;