Контрольная работа: Правила оформления документов

3. Порядок и сроки исполнения4

4. Подпись руководителя;

5. Дату наложения резолюции.

Резолюция располагается на первом листе документа. она выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или под углом к основному тексту. Помещать резолюцию на тексте и других реквизитах нельзя.

Отметка о контроле (20). Необходима на документах, исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета. Отметка может быть дополнена контрольной датой.

Отметка об исполнении (28). Реквизит располагается на лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля и включает фамилию исполнителя и номер его телефона.

Отметка о заверении копии (29). Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть его.

Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля. В нее входят: слово Верно, наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (30). Реквизит размещается в левом нижнем углу первой страницы документа и включает:

1. Слово «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;

2. Краткие сведения о порядке решения вопроса;

3. Подпись исполнителя;

4. Дата.

Отметка о поступлении (31). Реквизит оформляется на входящих документах от руки или с помощью штампа в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации, дата поступления и регистрационный индекс документа.

Отметка о переносе данных на машинный носитель (32). Реквизит располагается на нижнем поле первого листа документа и включает в себя:

1. Запись «Информация перенесена на машинный носитель»;

2. Подпись лица, ответственного за перенос данных;

3. Дату переноса.

2. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной.

Бланки бывают трех видов:

- бланк для писем;

- общий бланк;

- бланк конкретного вида документов.

На общих бланках оформляются:

- распорядительные документы организации (приказы, постановления, распоряжения и т.д.);

- организационные (акты, протоколы, справки и т.п.).

Допускается изготовление на основе общего бланка специальных бланков для конкретных видов организационно-распорядительной документации, например бланк для положения, бланк для протоколов и т.д.

Бланк для писем используется исключительно для оформления писем независимо от их вида (письмо-ответ, информационное письмо и т.п.).