Контрольная работа: Правила оформления документов

На документе не должно быть более четырех адресатов; если их больше, составляется список на рассылку и на каждом экземпляре пишется один адресат.

Согласование служебных документов (26, 26). Согласование является способом предварительной оценки сущности проекта документа. оно проводится с организациями, структурными подразделениями, должностными лицами. Различают внешнее и внутреннее согласование. Внешнее оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа, внутреннее – визой.

Гриф согласования (25). Проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого служебного элемента:

1. Слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;

2. Указание должности, включая наименование организации;

3. Личную подпись;

4. Расшифровку подписи;

5. Дату.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор ПО «Нефтегаз»

(подпись) С.С. Луговой

01.05.2009

Визы (26). Реквизит располагается от границы левого служебного поля ниже реквизита «Подпись»и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов. Первым проект документа визируется исполнителем, что подтверждает его ответственность за содержание, полноту и качество документа. затем визирование осуществляется в следующей очередности: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций; ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации; главный бухгалтер; юристы; служба документационного обеспечения.

По структуре этот реквизит аналогичен реквизиту «Подпись».

Визы проставляются на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Если документ исходящий, визируются экземпляры, остающиеся в делопроизводстве учреждения. Внутренние документы визируются на первом экземпляре. Отказываться от визирования не допускается.

Реквизит виза используется и при оформлении процедуры ознакомления с документом.

Виза ознакомления начинается словами «С приказом (актом, протоколом и т.д.) ознакомлен (а, ы) и включают личную подпись работника, ее расшифровку и дату.

Способы удостоверения документов (17, 23, 27). Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основные способы удостоверения документов – подписание, утверждение и проставление печати.

Подпись (23). Реквизит выступает обязательным элементом документов. В его состав входят:

1. Наименование должности лица, подписавшего документ 9печатается от нулевого положения табулятора);

2. Личная подпись;

3. Расшифровка подписи (печатается от шестого положения табулятора), причем инициалы размещают перед фамилией, пробелы между инициалами и фамилией не делают.

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений и должностных лиц.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Утверждение имеет два варианта оформления:

- утверждение документа руководителем;

- издание распорядительного документа.

Гриф утверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора.