Контрольная работа: Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

Реєстрація документів.

Реєстрація документа - це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення - реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації. Реєстрація законів України, постанов

Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України проводиться централізовано.

Децентралізована реєстрація інших документів допускається в установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів на рік, з територіально роз'єднаними структурними підрозділами та у випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства. Примірний перелік документів, що не підтягають реєстрації:

Листи, що надійшли в копії до відома.

Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.

Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.

Графіки, наряди, заявки, рознарядки.

Зведення та інформація, надіслані до відома.

Навчальні плани, програми (копії).

Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.

Прейскуранти (копії).

Норми витрати матеріалів.

Вітальні листи і запрошення.

Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).

Наукові звіти за темами.

Місячні, квартальні, піврічні звіти.

Форми статистичної звітності.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, ще надходять від інших установ та громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні) документи, так і створені за допомогою ПК.

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно не реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення -реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Для реєстрації всіх документів застосовується єдина реєстраційно-контрольна картка, придатна для оброблення ПК :