Контрольная работа: Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

отримання

Автор

інформації

Зміст

Терміни та періодичність

отримання

Службовий документ, що являє собою оперативне повідомлення, отримане по телефонному зв'язку, називається телефонограмою.

Телефонний зв'язок використовується, якщо потрібно терміново оповістити про заходи, що плануються: про засідання, наради, ділові зустрічі, зміни в запланованих діях, заходах тощо. Складання телефонограм є одним із безпосередніх обов'язків секретаря.

Текст телефонограми має бути лаконічним, чітким, стислим (бажано - до 50 слів), з акцентом на факти, дати, час і місце проведення заходів тощо, на питання, які обговорюватимуться. Якщо в тексті є слова, які погано сприймаються на слух, чи в разі перешкод на телефонній лінії, що не дають змоги чітко почути деякі слова, треба кожну літеру передавати словами, які починаються з такої літери.

Складену та оформлену телефонограму повинен перевірити й підписати керівник або відповідальний працівник підприємства.

Якщо телефонограма передається кільком адресатам, складається їх перелік із відповідними номерами телефонів.

Оформляючи вихідну телефонограму, зазначають:

- назву виду документа (телефонограма);

- адресата;

- дату підписання;

- індекс (вихідний номер);

- підпис;

- прізвище й номер телефону особи, яка передала теле фонограму;

- прізвище й номер телефону особи, яка прийняла телефонограму, дату й час передавання телефонограми.

Передаючи телефонограму, слід дотримуватись таких правил:

- відрекомендуватися й назвати номер свого службового телефону;

- назвати вид документа;

продиктувати текст телефонограми (переконатися в правильності запису його абонентом);

- назвати посаду та прізвище особи, яка підписала телефонограму;

- записати назву посади, прізвище, ім'я, по батькові особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону, час перс-давання-приймання.

Одержавши телефонограму, секретар повинен ознайомити з її змістом керівника та працівників, яким адресовано телефонограму. Телефонограми оформляють на загальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А5 в одному примірнику. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки в спеціальних журналах.

Широко застосовується у діловодстві також зв'язок із використанням факсимільної техніки. За його допомогою передають телефаксограми (факси). Факсом є службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефаксу) телефонними каналами зв'язку.

Фактично факс є ксерокопію переданого документа.

Телефаксом можуть передаватися будь-які документи й додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично проставляє апарат (телефакс), - цс: зазначення відправника (його коду), дата й час передавання документа; номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію; кількість сторінок.