Контрольная работа: Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

Якщо одержані факси містять дуже важіиву інформацію й призначені для тривалого користування, їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів, дуже тонкий, і для тривалого зберігання не придатний.

Найчастіше листування з комерційних питань зберігають протягом трьох років й не передають на зберігання до архіву.

Окрім перелічених засобів зв'язку використовуються у діловодстві також більш традиційні, зокрема телеграми.Службовий документ, що являє собою буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку, називається телеграмою. Особливості телеграфного зв'язку полягають у швидкості передавання повідомлень та їхній документальності.

Тексти телеграм друкують без абзаців. Вони мають бути стислими й недвозначними. Не рекомендується вживати прийменники, сполучники, займенники, вигуки, частки (заперечну частку „не" із тексту не вилучають).

Не допускається: переносити слова тексту телеграми з одного рядка на інший; робити будь-які виправлення.

В разі потреби замість розділових та інших знаків застосовують умовні позначення:

- КРПК (ТЧК - російською мовою) - крапка;

- КМ (ЗПТ - російською мовою) - кома;

- ЛПК (КВЧ - російською мовою) - лапки;

- HP - номер;

- ДВК (ДВТ - російською мовою) - двокрапка.

Знаки „-„ (мінус), „+" (плюс), % (процент) пишуть словами; однозначні числа - переважно словами, багатозначні - цифрами.

Службові телеграми оформляють на поштових чи фірмових бланках або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший передають до відділення зв'язку, а другий підшивають у справу).

Оформляючи службову телеграму, зазначають:

-назву виду документа (телеграма);

-категорію телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

-вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено тощо);

-телеграфну адресу одержувача (повну або умовну);

-номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-від-повідей);

-текст;

-вихідний номер телеграми;

-скорочену назву підприємства, що надсилає телеграму;

-посаду особи, яка підписала телеграму (в разі потреби);

-прізвище особи, яка підписала телеграму;

-поштову адресу й назву підприємства - відправника телеграми;

- підпис;

- дату підписання телеграми;

- відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією [3, с. 68-71].