Контрольная работа: Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням
ЗМІСТ
Вступ
1. Розгляд документів, їх реєстрація та розподіл
2. Засвідчення документів і проставлення резолюцій
3. Телефонограми та інша інформація, отримана каналами зв'язку
4. Контроль за виконанням документів і термінами
Висновки
Література
Вступ
Тема контрольної роботи – «Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням».
В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією - основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.
Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов'язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з комп'ютерних правових систем „Референт", „Консультант плюс" та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.
Нині одним з основних джерел найрізноманітнішої інформації стала мережа Internet.
По закінченні збору інформації секретар повинен вибрати форму її представлення керівнику. Це залежить від наявності часу, відповідних технічних засобів і побажань керівника. За наявністю часу підібраний матеріал можна оформити у вигляді реферату, який являє собою короткий виклад відомостей із різних джерел.
Мета контрольної роботи – ознайомитися з реєстрацією, розподілом, засвідченням документів, та контролем за їх виконанням.
1. Розгляд документів, їх реєстрація та розподіл
Наказом керівника підприємства часто ведення діловодства і архіву покладається на секретаря, що фіксується в його посадовій інструкції. В разі звільнення всі справи і документи передаються призначеному новому працівнику по акту. Щодо приймання, розгляду, реєстрації документів, то відповідні вимоги подаємо за Примірною інструкцією з діловодства, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (зі змінами і доповненнями).
Отже, приймання документів.
Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.
У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис „ особисто ".
У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.
Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.
Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.
Попередній розгляд документів.
Всі документи, що надійшли до установи, підлягають обов'язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії (секретарем!) установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов'язків між працівниками.
Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов'язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов'язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановленні термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.
Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.
--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--