Контрольная работа: Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

Засвідчення документівздійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.

Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником, відповідно до їх повноважень.

Документи, що надсилаються організаціям галузі, підписуються керівником, його заступником, а також керівниками структурних підрозділів установи відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надрукований не на бланку, скорочене - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища. Наприклад:

Голова Державного комітету

архівів України --------------- -------------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Начальник Головного

Управління ----------------- --------------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує всі примірники.

У разі надсилання документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені канцелярією примірники.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності відповідно до посади. Наприклад:

Директор інституту ------------------- ----------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Головний бухгалтер -------------------- ------------------------

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

У разі підписання документа кількома особами однакових посад їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

Заступник Заступник

Міністра юстиції Міністра охорони здоров'я

України ______ __________ України______ ________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище) (Підпис) (Ініціали, прізвище)

Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем, наприклад:

Голова комісії __________ __________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Секретар комісії __________ ___________________

(Підпис) (Ініціали, прізвище)

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: „в. о.", „заст.").