Контрольная работа: Роль информационно-справочных документов в управлении

Филиал Кооперативного техникума

Мурманского Облпотребсоюза ЗАТО г. Снежногорск

СПРАВКА

о проверенной работе №

По дисциплине

Документационное обеспечение управления

Шифр: 0366

Группа: СЗУ-4

Баранкина Юлия Валентиновна

Снежногорск

2008

Вопрос 1

Понятие информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Классификация информационно-справочных документов. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Понятие и виды докладных и объяснительных записок. Особенности составления и оформления докладных и объяснительных записок

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

Факс - деловое письмо или иной аналогичный по назначению документ, переданный (полученный) по каналам электросвязи посредством подсоединенного к телефонной линии факсимильного аппарата (телефакса или факса).

В общем случае передача (прием) факсимильных сообщений - это передача (прием) документов и иной графической информации телефаксами, подключенными к телефонной сети.

Особым преимуществом факсимильной связи является возможность оперативной (в режиме реального времени), адресной ("привязанной" конкретному телефонному номеру) и неискаженной (т.е. достоверной, поскольку полученное адресатом сообщение внешне практически идентично оригиналу, оставшемуся у отправителя) передачи, помимо текстовой, графической информации, в т. ч. фотоизображений, чертежей, рисунков и т.п. Не менее важно и то, что факсимильное сообщение в точности воспроизводит подпись отправителя (при условии, что она имеется на оригинале).

Основные правила подготовки факсимильных сообщений изложены в

Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с Инструкцией для отправки факсимильного сообщения исполнителем (работником предприятия, которому поручена отправка сообщения) оформляется соответствующая заявка (форма заявки устанавливается предприятием).

Заявка рассматривается непосредственным руководителем исполнителя.

Подписанная непосредственным руководителем заявка является основанием для отправки факсимильного сообщения.

Подлежащее отправке факсимильное сообщение регистрируется в журнале (форма журнала устанавливается предприятием). Подлинники документов, подлежащих отправке, непосредственно после нее возвращаются исполнителем соответствующим должностным лицам (в места хранения) с отметкой о дате и времени отправки.

Не допускается передавать по каналам факсимильной связи документы:

объем которых превышает пять листов формата А4 (за исключением чрезвычайных случаев);

не отвечающие техническим требованиям, обеспечивающим их качественный прием адресатом (в частности, по контрастности и четкости изображения текста, схемы, графики и т.п.);

иную информацию, содержащую сведения, составляющие охраняемую законом тайну.

Поступившая в адрес предприятия факсограмма учитывается в журнале (форма журнала устанавливается предприятием) без проставления регистрационного штампа, после чего передается адресату под расписку в день ее приема. Если факсограмма содержит особо срочную или особо важную информацию, она передается, как правило, безотлагательно. На такие факсограммы непосредственно после ознакомления с ними соответствующих должностных лиц принято запрашивать подтверждение.

Содержание факсограмм, включающих в себя только подлежащие передаче документы, определяется содержанием указанных документов (которое может состоять из текста, таблицы, графического изображения и т.п.). Содержание факсограммы, подготовленной к передаче непосредственно исполнителем, определяется содержанием полученного им поручения от своего непосредственного руководителя (например, в форме резолюции). В общем случае содержание такой факсограммы, а также ее структура и стиль изложения должны отвечать требованиям, предъявляемым к содержанию, структуре и стилю изложения простых писем.

К основным реквизитам исходящей факсограммы относятся:

наименование предприятия;

справочные данные о предприятии;

регистрационный номер документа;

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--