Контрольная работа: Справочно-информационные документы, их составление и оформление

Председатель <Личная подпись> Иванов И.И.

Секретарь <Личная подпись> Петров П.П.

Пример составления и оформления протокола.

8. Акт

Это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом или распоряжением). В некоторых случаях акт может быть составлен одним должностным лицом (акты проверок, ревизий, обследований).

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составляется текст документа.

Акт имеет унифицированную форму. Оформляется на общем бланке организации или на чистом листе бумаги формата А - 4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Реквизиты акта: наименование организации, вида документа; дата; регистрационный номер; место составления; гриф утверждения; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись.

Дата и место составления должны соответствовать дате и месту актируемого события. Но если работа комиссии продолжалась несколько дней, то при составлении акта указывают дату окончания работы.

Текс акта состоит из двух логически связанных составных частей: вводной (введение) и констатирующей. Текст введения во всех актах формализован: основание для составления акта; лица, составляющие акт; лица, присутствующие при этом.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствующие при проверке, участвующие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений.

В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность, методы и характер работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты. Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто акты заканчиваются просто констатацией фактов.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению:

· Руководителем организации или его заместителями, по приказу или распоряжению которых комиссия получила свои полномочия.

· Органами коллегиального управления (общим собранием, советом директоров, правлением).

· Вышестоящей организацией.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.

Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются.

Личные подписи председателя и всех членов комиссии проставляются на каждом экземпляре акта.

Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт и прилагает к нему свои замечания на отдельном листе.

Пример составления и оформления акта.

Администрация Смоленской области

Управление капитального строительства

АКТ

10.09.2003 №19

г. Смоленск

о проверке сохранности документов в Управлении

Основание: приказ Начальника Управления от 20.08.2003 №38 "О проведении

проверки сохранности документов в Управлении".