Контрольная работа: Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання

Модульна контрольна робота

з дисципліни: "Організація роботи з документами"

на тему:

"Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання"

Зміст

Вступ. 3

1. Підготовка документів до зберігання і наступного використання. 4

2. Правила формування справ. 8

3. Підготовка документів до тимчасового та постійного зберігання до архівного підрозділу. 13

Висновок. 17

Використана література. 19

Вступ

Документована інформація є основою управління. Його ефективність значною мірою базується на виробництві та споживанні інформації. У сучасному суспільстві інформація стала повноцінним ресурсом управління, важливим елементом соціального й політичного життя суспільства.

Фіксована в уніфікованих формах службових документів інформація, що переміщається в часі та просторі, покладена в основу управлінських процесів та є їхнім матеріальним виявом, водночас забезпечуючи юридичну силу і виконання прийнятих управлінських рішень. Навчальна дисципліна "Організація роботи з документами" має на меті розглянути особливості організації роботи зі службовими документами.

Управлінська інформація потребує документування, тобто створення документів та організації роботи з ними. Процеси створення і функціонування документів у органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях усіх форм власності нероздільні.

Організовуючи роботу зі службовими документами, необхідно створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт із документами від моменту складання чи отримання до знищення чи передавання до архіву, становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.

До організування роботи зі службовими документами належать: приймання, реєстрація, розгляд документів, опрацьовування та надсилання вихідних документів, контроль за виконанням документів, складання номенклатур і формування справ, підготовка справ до зберігання та користування.

1. Підготовка документів до зберігання і наступного використання

Підготовка документів і справ до наступного архівного зберігання і використання включає в себе:

- експертизу наукової і практичної цінності документів;

- оформлення справ;

- опис справ;

- передачу справ до архіву ОДПС.

Експертиза цінності документів - це визначення науково-історичної та практичної цінності документів з метою встановлення термінів зберігання та відбору документів зберігання.

Робота з організації і проведення експертизи цінності документів повинна проводитись постійно діючою експертною комісією (ЕК), яка утворюється наказом керівника ОДПС з числа найбільш кваліфікованих працівників у складі не менше 3-х осіб (у т. ч. завідувач архіву).

Експертиза цінності документів повинна проводитись щорічно. Відбір документів постійного й довготривалого (понад 10 років) зберігання проводиться на підставі закритих номенклатур справ з обов’язковим поаркушним переглядом справ. Підлягають вилученню із справи дублюючі примірники документів, чернетки, неоформлені копії документів, документи з тимчасовими термінами зберігання.

За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тривалого термінів зберігання та акти про виділення для знищення документів розгляду, що не підлягають зберіганню. Ці описи та акти підлягають схваленню експертною комісією.

Виділення документів до знищення і складання про це акта проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого термінів зберігання за цей же період. Акти підписуються особами, що проводили експертизу цінності, розглядаються на засіданні ЕК та затверджуються керівником ОДПС.

Для ОДПС, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником ОДПС після затвердження описів справ постійного зберігання ЕПК відповідного державного архіву.

Знищення відібраних справ оформляється актом. Акт про знищення документів або справ підписують голова та члени експертної комісії, затверджує керівник ОДПС.

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця робота організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

--> ЧИТАТЬ ПОЛНОСТЬЮ <--