Контрольная работа: Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

- перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

- нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

- складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

- складання підсумкового запису справи;

- підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

- оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

- назва ОДПС;

- назва структурного підрозділу;

- індекс справи;

- заголовок справи;

- № тому;

- дата;

- кількість аркушів;

- термін зберігання справи.

Справи короткотермінового зберігання (до 10 років) підлягають частковому оформленню. Документи в них не підшиваються, аркуші не нумеруються, опис документів і підсумковий напис не оформляється. При необхідності уточнюється оформлення обкладинки справи.

Важливим реквізитом обкладинки справи є її дата.

Датою справи постійного і тривалого зберігання, а також справи, які містять декілька томів, є крайні дати документів, занесених до справи.

Датою справи, яка містить протоколи засідань колегіальних органів, комісій тощо, є дата складання першого та останнього протоколів або дати їх затвердження.

Датою особової справи є дати підпису наказів про призначення та звільнення працівника.

Внутрішній опис для найбільш важливих документів справ постійного і тривалого зберігання розміщується на початку справи та містить зазначення індексів документів у справі, дату, їх короткий зміст і номери аркушів у справі.

У кінці кожної справи постійного і тривалого зберігання (понад 10 років) для обліку кількості та фіксації особливостей нумерації аркушів складається підсумковий запис на окремому аркуші.

У ньому цифрами та прописом вказується кількість пронумерованих аркушів та окремо через знак “+” (плюс) кількість аркушів внутрішнього опису (при його наявності). Напис підписується укладачем (посада, особистий підпис з розшифруванням) і датується.

Після закінчення діловодного року справи постійного і тривалого зберігання та з особового складу, які пройшли експертизу цінності, сформовані та оформлені відповідно до вимог державного стандарту, включаються до описів справ.

Опис справ - це систематизований перелік заголовків справ, які розкривають їх склад та зміст і закріплюють систематизацію справ та їх облік.

Описи справ є обліковими документами й основною частиною науково-довідкового апарату архіву, який забезпечує оперативний пошук документів.

Вони складаються працівниками структурних підрозділів, відповідальних за діловодство, при методичній допомозі архівного підрозділу ОДПС. При цьому необхідно дотримуватись таких правил:

- номер структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що входять до опису, та останніх двох цифр року, в якому заведені включені до опису справи. Наприклад, описи справ структурного підрозділу № 12-21 і заведені у 2008 році матимуть номер 12-21/П-08 (постійного зберігання); 12-21/Т-08 (тривалого зберігання); 12-21/ОС-08 (з особового складу);