Контрольная работа: Загальні засади передавання документів на тимчасове та постійне зберігання

Номер опису, що вибув, іншим описам не присвоюється.

Описи справ тривалого зберігання нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї літерного індексу "Т" (тимчасовий термін зберігання).

Наприклад: "Оп. № 4-Т, спр. № 97".

Описи справ з особового складу нумеруються валовою нумерацією з доданням до неї індексу "ОС" (особовий склад).

Наприклад: "Оп. № 4-ОС, спр. № 25".

В установах з річним документообігом менше ніж 600 документів допускається закінчувати зведений опис з кількістю справ 999.

Наприкінці кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання після останньої описувальної статті складається підсумковий запис, у якому цифрами і літерами зазначаються фактична кількість справ, унесених у цей розділ, а також інші встановлені реквізити.

Заголовки справ, сформованих після затвердження річного розділу зведеного опису справ установи, залежно від кількості таких справ можуть вноситися в річний розділ під літерними номерами (111-а, 346-б тощо) або вміщуватися наприкінці річного розділу опису за їхньою валовою нумерацією.

Після внесення в опис додаткових записів про включення або вибуття справ складається новий підсумковий запис, у якому наводяться підстави до внесення змін. До кожного річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання складається передмова, в якій наводяться відомості про основні напрями діяльності та структуру установи за період, який охоплює справи опису; стисло характеризуються зміст і повнота документів у справах; розглядаються особливості формування та описання справ, їх систематизації в описі.

Передмову підписує укладач опису та керівник архіву установи (особа, відповідальна за архів). Аркуші річних розділів зведеного опису справ нумерують у валовому порядку, на окремому аркуші складається засвідчувальний напис до розділу опису. Усі примірники річних розділів описів справ постійного зберігання за 2 роки після закінчення документів у діловодстві подаються на розгляд ЕК установи, що проставляє гриф "Схвалено" на кожному примірнику опису.

Установи, що передають документи Національного архівного фонду на державне зберігання, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання в чотирьох примірниках, які подаються на затвердження ЕПК відповідного державного архіву.

Один із них після затвердження повертається установі й зберігається в її архіві як недоторканий, а другий залишається в державному архіві, що затвердив цей розділ. Третій і четвертий примірники розділу опису використовують архів та служба діловодства установи для поточного пошуку справ, і після їх передавання на державне зберігання вони надходять до відповідного державного архіву.

Установи, що зберігають документи Національного архівного фонду України постійно в себе, складають річні розділи зведеного опису справ постійного зберігання у двох примірниках, перший з яких (затверджений керівником установи та схвалений її ЕК), зберігається в архіві, а другий - у службі діловодства.

Складання й оформлення закінченого опису справ постійного зберігання. Кілька річних розділів зведеного опису справ постійного зберігання або один річний розділ, кількість заголовків справ у яких досягла числа 9999 (або 999), вважаються закінченим описом.

Систематизація заголовків справ у закінченому описі може уточнюватися згідно з хронологічно-структурною схемою побудови архівного фонду, розділами якої є роки, а підрозділами - назви структурних підрозділів установи. У разі функціональної побудови річних розділів опису уточнення схеми систематизації закінченого опису не проводиться. До закінченого опису справ постійного зберігання складається засвідчувальний напис аналогічно згаданому реквізиту річного розділу зведеного опису. Обов'язковим елементом оформлення закінченого опису справ постійного зберігання є титульний аркуш, зміст, передмова та список скорочень, які вміщуються в опис перед описовими статтями в наведеній послідовності й складають довідковий апарат до опису.

Закінчений опис разом із довідковим апаратом до нього оправляються в тверду обкладинку, усі аркуші опису нумеруються валовою нумерацією.

Висновок

Після закінчення діловодного року в процесі підготовки справ до наступного зберігання і використання вони підлягають відповідному оформленню працівниками структурних підрозділів, які відповідають за ведення діловодства, за методичної допомоги і контролю працівників служби діловодства та архівних підрозділів ОДПС. Ця робота організовується та проводиться так, щоб до архіву надходили справи, які не потребують додаткової обробки.

Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ. Повному оформленню підлягають справи постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та справи особового складу.

Повне оформлення передбачає виконання таких видів робіт:

перегрупування документів справи у пряму хронологічну послідовність (із січня до грудня);

нумерацію аркушів у справі чорним графітним олівцем у верхньому правому куті арабськими цифрами;

складання для більш цінних справ внутрішнього опису документів;

складання підсумкового запису справи;

підшивання документів справи у тверду обкладинку з картону на 3-4 проколи міцною ниткою;

оформлення обкладинки справи.

На обкладинці справи постійного і тривалого зберігання вказується:

назва ОДПС;

назва структурного підрозділу;

індекс справи;