Первичные учетные документы - оправдательные документы, применяемые для оформления банковских, финансово-хозяйственных операций на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Расчетный документ - это распоряжение плательщика (клиента или банка) о списании денежных средств со своего счета и их перечислении на счет получателя средств (платежное поручение, аккредитив, чек), а также распоряжение получателя средств (взыскателя) на списание денежных средств со счета плательщика и перечисление на счет, указанный получателем средств (платежное требование, инкассовое поручение).

Кассовые документы - первичные учетные документы, применяемые при оформлении операций по приему в кассу и выдаче из кассы денежной наличности и ценностей.

Счета межфилиальных расчетов - счета (в валюте Российской Федерации, в иностранной валюте, в драгоценных металлах), открываемые на балансах участников системы межфилиальных расчетов для учета взаимных расчетов.

ЦБД отделения - централизованная база данных Якутского отделения № 8603, в которой ведутся лицевые счета клиентов отделения и внутренних структурных подразделений, включая счета банковских карт, и осуществляется аналитический учет. К данной базе может быть организован удаленный доступ в режиме реального времени для структурных подразделений Якутского отделения № 8603. В случае отсутствия доступа к данной базе структурные подразделения ведут Информационные БД (Информация о счетах).

Информационная БД - локальная база данных структурного подразделения Якутского отделения № 8603, которая содержит информацию о счетах клиентов и документах, принятых для проведения операций по счетам, за исключением счетов банковских карт. Состав информации по счетам международных банковских карт в информационной базе данных структурного подразделения регламентирован Порядком № 299-2-р.

Информация о счетах - информация о счетах клиентов структурного подразделения Якутского отделения № 8603 и документах, принятых для проведения операций по счетам, которая имеется в структурном подразделении на бумажном носителе (в картотеке).

Сектор централизованных операций по счетам физических лиц ОБУиО - подразделение отдела бухгалтерского учета и отчетности, осуществляющее ведение лицевых счетов по счетам физических лиц отделения, централизованные операции по счетам физических лиц отделения и бухгалтерский учет проведенных по ним операциям.

Структурное подразделение, имеющее удаленный доступ к ЦБД отделения - автоматизированныевнутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам в режиме on-lineс ЦБД отделения.

Структурное подразделение, не имеющее удаленный доступ к ЦБД отделения - автоматизированные внутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам в локальной базе данных и взаимодействующее с ЦБД отделения в режиме off-line, или внутренние структурные подразделения, осуществляющие операции по вкладам вручную.

документооборот банк учетный документ

Банк - центральный аппарат, филиал (территориальный банк, отделение, организационно подчиненное территориальному банку, отделение Сбербанка России г. Москвы), дополнительный офис филиала Сбербанка России, осуществляющие кредитование юридических лиц и предпринимателей.

1.2 Прием документов от клиентов

Уполномоченные работники структурных подразделений принимают документы от клиентов - юридических лиц как правило в операционное время, а от клиентов - физических лиц - только в операционное время, установленное для их обслуживания. При этом все документы, поступающие в структурные подразделения в операционное время, подлежат оформлению в этот же день и отражению по счетам баланса тем же днем.

Операционное время обслуживания юридических лиц во всех структурных подразделениях устанавливается приказом по отделению.

Документы, поступающие от клиентов - юридических лиц во внеоперационное время, отражаются по счетам на следующий рабочий день. Порядок приема документов после операционного времени оговаривается в договорах на расчетно-кассовое обслуживание клиентов - юридических лиц.

Представляемые клиентами - юридическими лицами (в том числе банками - респондентами) расчетные документы на осуществление расчетов в валюте РФ по их поручению в безналичном порядке должны быть заполнены в соответствии с требованиями Банка России. При этом платежные поручения, чеки, аккредитивы, платежные требования, инкассовые поручения оформляются в соответствии с Положением Банка России № 2-П и Положением № 222-П.

Платежные поручения от клиентов - юридических лиц могут приниматься как на бумажных носителях, так и в электронном виде, переданные по системе АС “Клиент-Сбербанк”.

Представляемые клиентами - юридическими лицами кассовые документы на получение (выдачу) наличных денежных средств должны быть составлены в соответствии с Положением № 318-П Банка России, Регламентом № 628-3-р, Регламентом № 1354-2-р и настоящими Правилами.

Для осуществления валютных операций и операций с драгоценными металлами клиентами представляются документы, предусмотренные соответствующими нормативными актами Банка России, действующим законодательством и соответствующими нормативными документами Сбербанка России.

Чеки и платежные поручения клиентов принимаются в течение 10 дней со дня их выписки, не считая дня выписки, обозначенного на документе, без исправления даты и других реквизитов, обозначенных в документе. В объявлениях на взнос наличных денег должна быть указана дата фактического представления их в структурное подразделение Якутского отделения № 8603 Сбербанка России.

В тексте расчетныхдокументов, а также на обороте денежных чеков клиент обязан указывать назначение сумм платежа. Сведения о назначении платежа на обороте денежных чеков заверяются подписями чекодателя.

Предприятия, организации и учреждения, которые в установленных случаях по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы, представляют платежные поручения, денежные чеки без указания назначения сумм платежа.

Порядок приема и исполнения расчетных и кассовых документов клиентов - юридических лиц изложен в Порядке № 814-3-р Сбербанка России.

Особенности исполнения поручений клиентов - юридических лиц о зачислении денежных средств на основании реестра/реестров на зачисление и взаимодействие подразделений отделения при приеме электронных списков, подписанных ЭЦП, для зачисления денежных средств на счета клиентов - физических лиц осуществляется согласно Регламенту Сбербанка России от 23.01.2002 года № 878-2-р от 04.10.2006 года (с учетом изменений и дополнений), и внутренних нормативных документов Якутского отделения № 8603.

Порядок приема и исполнения расчетных документов в валюте Российской Федерации и иностранной валюте банков - респондентов регламентирован Порядком № 577-4-р Сбербанка России, а в драгоценных металлах - Порядком № 928-р (с учетом изменений и дополнений).

Взаимодействие подразделений отделения при прохождении платежей.

При приеме от клиентов расчетных документов на бумажных носителях операционный работник проверяет правильность их оформления согласно п.5.2 Правил. Требующие валютного контроля расчетные документы ОПЕРО передаются операционным работником сотруднику ОВиНО, в структурных подразделениях - ответственному, назначенному приказом по ДО для осуществления валютного контроля. На основании прошедших проверку (в т. ч. валютный контроль) расчетных документов на бумажных носителях, направляемых в другие структурные подразделения, через корреспондентский субсчет, счета МФРоперационный работник формирует ЭПДпутемручного ввода реквизитов документа в АБС "RS-Bank", либо сканирования бумажного расчетного документа.

В секторе РКО ЮЛ используется АС "Клиент-Сбербанк" для совершения операции на основании электронных расчетных документов. Электронные расчетные документы должны содержать все реквизиты расчетных документов, предусмотренные форматами, утвержденными Банком России и Сбербанком России. При передаче распоряжений владельцев счетов в виде электронных расчетных документов обеспечивается использование в них ЭЦП, подтверждающих, что распоряжение составлено уполномоченным на это лицом. Порядок приема расчетных документов клиентов, подписанных ЭЦП, их защиты, оформления и подтверждения предусмотрен договором на предоставление данного вида услуг. Бумажные копии электронных расчетных документов, предназначенные для хранения в качестве оправдательных документов по совершенным операциям, а также подлежащие приложению к выпискам из счетов, заверяются штампами и подписями уполномоченных сотрудников.

Расчетные документы для получателей клиентов - физических лиц, имеющих лицевые счета во всех структурных подразделений, находящихся в ЦБД операционный работник сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения до 17-00 ч. проводит документы средствами АБС "RS-Bank" в очередь для СЦОпоСФЛ ОБУиО для отражения операций клиентов в ЦБД отделения. Ответственный сотрудник СЦОпоСФЛ ОБУиО распечатывает документ из очереди "Подготовка списка ФЛ" для дальнейшей обработки. При невозможности зачисления средств на счета клиентов - физических лиц платежное поручение с отметкой "Отказ на документ по причине: (указывается причина отказа) регистрируется в журнале и информация по телефону или по OUTLOOKпередается операционному работнику сектора РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения Якутского ОСБ № 8603 СБ РФ. Операционный работник удаляет документ в АБС "RS-Bank". В том случае, если сумма предназначалась к зачислению согласно реестру, и зачислена не полностью, по причине возврата, то не зачисленная сумма относится на "транзитный" счет 47422, с которого на следующий день производится возврат на счет ЮЛ. Сотрудник РКО ЮЛ ОПЕРО и/или структурного подразделения распечатывает документ на возврат на счет юридического лица.